Práva, role s ohledem na operátory a jejich specifické činnosti

Každý zaměstnanec vykonává svou specifickou činnost. Účetní má na starosti doklady, platby. Obchoďák zase nabídky, objednávky. Výrobák zajistí vyhotovení zásilky, případně expedici atd.. V této dokumentaci naleznete seznam operátorů, které budete mít vytvořeny během implementace a jejich omezení práv, rolí s ohledem na činnosti, které jsou pro ně specifické.

Operátor Obchodník

Osoba, která má na starosti řešení nabídek a objednávek tzn. někdo, kdo řeší jen tvoření nových nabídek a z nich objednávky, případně rovnou objednávky, tedy klasický obchodník. Účet je nastaven tak, že operátor po svém přihlášení vidí modul

NABÍDKY

v němž může řešit jejich plnou správu. Nad tabulkou je přednastaven pohled filtrující rozpracované nabídky, tedy přesněji všechny nabídky, které nejsou uzavřené seřazené dle data platnosti od těch nejstarších.

Tvorbu nové vyvoláte akcí "Vytvoření hlavičky nabídky". Do vytvořené hlavičky nabídky vložíte produkt akcí "Vložení nového produktu". Vytvořenou nabídku expedujete zákazníkovi pomocí akce "Expedice nabídky". Další často využívanou akcí je "Tisk nabídky". Seznam expedovaných dokumentů si můžete kdykoli prohlédnout v modulu EXPEDICE DOKUMENTŮ

. Nabídku akceptovanou zákazníkem můžete rovnou změnit na objednávku pomocí akce "Vytvoření objednávky z nabídky".

Kromě překlápění nabídek do objednávek, může operátor tvořit objednávky přímo v modulu OBJEDNÁVKY

. Při vstupu do modulu je nad tabulkou 'Objednávky zákazníka' nastaven pohled filtrující objednané objednávky (stav objednávky = objednaná), seřazené dle termínu expedice od těch nejstarších. Jakmile zákazník v Selfcare odešle objednávku ( Více info: [[CibsOrdersCreation ][]]), uvidí ji operátor v Opcare ihned v tabulce 'Objednávky zákazníka' a může započít její zpracování ( Více info: [[CibsOrders#AnchorOrders][]]).

Operátor má dále práva na modul PRODUKTY/SLUŽBY

ze kterého zjistí aktuální nastavení produktů/služeb, především jejich ceny. Dalším modulem, který obchodník využije je

EXPEDICE PRODUKTŮ

kde zjistí nastavení dopravců.

Na rozdíl od operátora 'Top obchodník' s tímto účtem není možné zasahovat do nabídek, objednávek v jiném stavu než-li 'Otevřená'.

---

Operátor Top obchodník

Vychází z 'operátora obchodník' a navíc mu rozšiřuje možnosti libovolně měnit údaje u nabídky, objednávky v kterémkoli stavu. Narozdíl od operátora obchodník lze vykonat např:

• změnu ceny produktů a dopravy
• libovolná změna data dodávky
• přidání dalšího produktu do objednané objednávky

Na následujícím obrázku můžete spatřit editaci hlavičky objednávky ve stavu 'Objednaná' u níž můžete výše uvedené údaje změnit.

---

Operátor Výroba

Slouží pro zcela základní odbavování zakázek výroby. Operátor po svém přihlášení vidí modul OBJEDNÁVKY

. Nad tabulkou je přednastaven pohled filtrující objednané objednávky (stav objednávky = objednaná), seřazené dle termínu expedice od těch nejstarších. Jakmile zákazník v Selfcare odešle objednávku ( Více info: [[CibsOrdersCreation ][]]), uvidí ji operátor v Opcare ihned v tabulce 'Objednávky zákazníka' a může započít její zpracování ( Více info: [[CibsOrders#AnchorOrders][]]).

---

Operátor Administrativa

Slouží pro základní řešení plateb a účetních uzávěrek tzn. někdo kdo každý den importuje a páruje platby, příjímá případně platby v hotovosti a jednou za měsíc provede uzávěrky a předání podkladu pro účetní. Operátor po svém přihlášení vidí seznam plateb (modul

PLATBY

) seřazené dle data od nejnovějších.

Pokud není v lokaci nastaven "Automatický import bankovních výpisů" je téměř každodenním úkolem operátora importovat platby manuálně. Import se vykonává s využitím akce "Import plateb z elektronického výpisu bankovního účtu", kde pouze nahrajete soubor z banky. Platby, které mají v pořádku párovací identifikátor, zpravidla variabilní symbol, případně přesnou částku budou automaticky spárovány. Ať už se platba nespáruje s předpisem z nějakého důvodu je potřeba platbu opravit a buď spustit akci "Nalezení zákazníka, případně i platby dle VS a podle částky", která najde zákazníka a spáruje s odpovídajícím předpisem nebo použijte následující postup jak platbu manuálně spárovat.

V tabulce "Seznam plateb" vyberte platbu, kterou chcete spárovat. V tabulce "Předpis plateb" označte předpisy, které budete chtít s platbou spárovat. Tyto předpisy označte zeleným buttonem v prvním sloupci Více info: Grafické uživatelské rozhraní). V téže tabulce spusťe akci "Přiřadit označené předpisy k platbě vybrané v přehledu plateb" a dialog nastavte dle následujícího obrázku. Kontrolu správně napárované platby provedete v tabulce "Spárované předpisy".

Odpárování předpisů provedete v tabulce "Spárované předpisy" označením předpisů a akcí 'Zrušit označená spárování u platby'. Platba, která je napárovaná na finanční unicredit odpárovat nepůjde. Odpárování finančního unicreditu provedete na "Kartě zákazníka", záložce "Unicredit", akcí "Vrácení peněz z použitelného (volného) zůstatku unicreditu".

Pokud si zákazník chce platit na svou hromádku unicreditu, pak doporučujeme u služby 'unicredit finance' nastavit variabilní symbol, který se shoduje s číslem smlouvy zákazníka. Ukázka na následujícím obrázku. Jakmile příjde platba s tímto VS, párování jde na unicredit.

Tento VS musíte také zákazníkovi vypropagovat v emailu, který mu příjde po dokončení objednávky. Seznam šablon, které dostanete vytvořené v rámci implementace naleznete v dokumentaci "Šablony dokumentů", vždy se jedná o šablonu typu 'Text emailu (systémový)' a v ní proměnná %VAR_SYMBOL.

Pokud zákazník nehradí unicreditem, ale chce zaplatit fakturu (hotovost, karta, převod) pak je potřeba, aby na faktuře nebyl VS čísla smlouvy zákazníka, který se používá pro unicredit, ale VS nejlépe čísla dokladu. Tuto informaci je opět potřeba vypropagovat zákazníkovi a opět k tomu použijete šablony vytvořené v rámci implementace.

Výše uvedené kroky Vás provedou základními principi importu a následného párování/přepárování/odpárování plateb jak unicredit tak běžných. Nyní přichází na řadu účetnictví. Celý princip je jednoduchý, 1x za periodu, zpravidla měsíční provedete účetní uzávěrku. Uzávěrky slouží jednak k zablokování akcí, které by měly vliv na doklady zasahující do již uzavřeného daňového období (z hlediska DPH např. každý měsíc je takovýmto obdobím), ale slouží také pro export souhrnných dokladů předpisů a plateb pro potřeby účetnictví. Souhrnné doklady jsou koncipovány tak, aby bylo možné je zaúčtovat do účetnictví formou několika hodnot, i když v CIBS ve skutečnosti reprezentují stovky i desetitisíce dílčích dokladů. Uzávěrky předpisů jsou prováděny manuálně nebo automaticky vždy za měsíc (zejména pro potřeby podkladů pro přiznání k DPH). Uzávěrky bank a pokladen jsou prováděny dle potřeby, banky zpravidla za kalendářní měsíc aby odpovídali měsíčním výpisům a pokladny zcela dle potřeby.

Uzávěrky se generují v modulu ÚČTO

, záložka 'Uzávěrky' buď manuálně nabo automaticky. Popis automatizace uzávěrek předpisů naleznete v dokumentaci "Jak na funkce v modulu ÚČTO", tento způsob nedoporučujeme ihned po implementaci. Nejdříve je lepší si vše vyzkoušet manuálně, především pochopit princip a teprve následně vše automatizovat. Manuální generování uzávěrky vyvoláte akcí "Generování sběrného dokladu předpisů". Vygenerovaný sběrný doklad je nepotvrzený. Tzn. můžete ho smazat pomocí akce "Smazat doklad" a vygenerovat znovu. Doklad může zůstat nepotvrzený do doby, než potřebujete generovat další uzávěrku (stejného typu). Potvrzení se provádí akcí "Potvrzení sběrného dokladu", čímž sběrný doklad změní barevné označení a už ho nelze smazat.

Obdobným způsobem vytvoříte uzávěrku plateb. V následujícím dialogu je třeba nastavit datum vystavení, které se rovněž předvyplní aktuálním datem, dále je důležité zadat Typ dokladu, kdy není nutné každé období uzavírat daný typ (např. zákazník, který nebere peníze příkazem, ale jen pokladnou samozřejmě nemusí uzavírat typ Banka). Podle zvoleného typu dokladu se přenastaví pole Pokladna. Kdy pokud se jedná o typ dokladu hotovostních plateb, nabídne se v poli Pokladna pouze pokladny nikoli účty. Dalším údajem k nastavení je období, kde na rozdíl od sběrného dokladu předpisů lze přesně na den nastavit období za které se platby uzavírají.

Uzávěrka obsahuje zejména souhrnné součty daňových dokladů včetně rozpisu DPH rozdělené do analytických skupin dle nastavení produktů/služeb (produkty/služby jsou rozděleny podle účtovacích skupin a sazby DPH). Ukázka části Sběrného dokladu předpisu.

Tyto souhrnné rozpisy slouží k zaúčtování, tedy materiál pro účetní. Dále obsahuje také podkladovou část s výpisem všech dílčích daňových dokladů (ukázka na obrázku níže.), tato část se nezaúčtovává a slouží pouze coby dokladová část pro potřeby kontroly.

Výstupy sběrných dokladů předpisů nemusí obsahovat pouze sumáře, ale mohou být detailně členěny dle účetních souvztažných účtů. Standardně jsou přehledy tvořeny pro následující účetní souvztažnosti:

V systému si stačí vytvořit účetní skupiny (Modul ÚČTOVACÍ SKUPINY

) a k nim typ zaúčtování (systém nastavuje automaticky, je to rychlé a jednoduché). Na následujícím obrázku ukázka účtovacích skupin a knim nastavené typy zaúčtování.

V definici produktu přiřadíte produkt do příslušné účetní skupiny.

A nakonec jednou za měsíc v modulu Účto vygenerujete podklady pro účetní. Viz přílohy ukázky "Přehledu účetních souvztažností" a "Tiskový výstup dle účetních souvztažností".

Více info: Popis návaznosti na účetní agendu.

---

Operátor Grafik

Slouží pro správu grafických šablon, obrázků a jejich publikaci. Operátor má kompletní práva na modul .

---

Operátor Ředitel

Operátorský účet s maximem možných práv, jedná se o spojení všech výše uvedených účtů dohromady. Použití je vhodné pro osobu, která je ředitelem celé firmy a tudíž musí mít přehled o všech částí systému.

Zpět na:

•  MANGO  Print