Popis návaznosti na účetní agendu

Pokud je v textu chyba či Vám schází nějaké informace, informujte nás na support@cibs.cz, jako předmět uveďte název článku.

Schéma účetní agendy

Popis zúčastněných objektů systému

Zákazník

Zákazník reprezentuje z pohledu účetnictví především informace o uzavřených smlouvách, často se k němu váže také číslo zákaznické smlouvy (číslo smlouvy se může vázat také ke službě).

Služba

Aktivovaná služba je základním zdrojem dat pro daňové doklady. Definuje cenu (často měnící se v čase), definuje účetní analytickou skupinu, do které se mají výsledky zahrnout, dále definuje zda se jedná o měsíční zúčtování nebo o předplatné na delší období. Služba navíc nese informaci, na kdy připadá její pravidelné zdanitelné plnění. U měsíčních služeb je to zpravidla poslední den v měsíci u předplatných pak první den předplatného období.

Banka

Banky slouží pro evidenci bankovního účtu, bankovní výpisy je možné importovat. Součástí bankovních

Pokladna

Pokladny slouží pro evidenci hotovostních pokladen.

Karta

Karta slouží pro evidenci plateb provedené kartou. Zaplacení za služby poskytovatele bankovní kartou je možné z koncových stránek a pro bezpečnost se využívá systém 3D Secure.

Daňové doklady

Interní daňové doklady CIBS jsou generovány níže popsanými procesy buď automaticky, nebo na základě akce operátorů systému.

Předpisy

Předpisy jsou daňové doklady vznikající na základě aktivovaných služeb a billingu, případně na základě přijatých plateb od zákazníků (pokud je aktivován režim kdy daňové doklady vznikají až po platbě).

Zálohy

Zálohy jsou daňové doklady vznikající na základě platby služeb po spárování, pokud dojde k platbě dříve než je nastavené zdanitelné plnění takových služeb. Více o zálohách viz článek Zálohy a automatické vytváření zálohových DDPP .

Dobropisy

Dobropisy jsou záporné daňové doklady vznikající většinou manuální změnou, např. snížením ceny služby, pokud již byl vystaven na dotčené období daňový doklad.

Uzávěrky předpisů a plateb

Uzávěrky slouží jednak k zablokování akcí, které by měly vliv na doklady zasahující do již uzavřeného daňového období (z hlediska DPH např. každý měsíc je takovýmto obdobím) a dále slouží pro export souhrnných dokladů předpisů a plateb pro potřeby účetnictví. Souhrnné doklady jsou koncipovány tak, aby bylo možné je zaúčtovat do účetnictví formou několika hodnot, i když v CIBS ve skutečnosti reprezentují stovky i desetitisíce dílčích dokladů. Uzávěrky předpisů jsou prováděny manuálně vždy za měsíc (zejména pro potřeby podkladů pro přiznání k DPH). Uzávěrky bank a pokladen jsou prováděny dle potřeby, banky zpravidla za kalendářní měsíc aby odpovídali měsíčním výpisům a pokladny zcela dle potřeby, jakmile je požadován přesun hotovosti do nadřízené pokladny. Mimo to se provádějí uzávěrky "ostatních" plateb, což jsou ty, které nesouvisí s účtováním v CIBS. Více ke sběrným dokladům viz Výsledné podklady pro účetnictví .

Popis procesů, které mají vliv na daňové doklady

Následující procesy jsou všechny aktivovány nejčastěji automaticky a v některých případech manuálně.

Billing

Billing je jedním ze základních procesů, který ovlivňuje interní daňové doklady, probíhá automaticky, nebo manuální dávkovou akci, dle nastavení jednotlivých služeb a také vyčíslením pohyblivých částí cen služeb (jako platby za přenesená data nebo za provolané hovorné). Jedná se v podstatě o pravidelné vytváření daňových dokladů dle informací u aktivovaných služeb. Vznikají tak daňové doklady na potřebná období (měsíční, nebo předplatné na delší období).

Párování

Párování plateb (jak automatické tak ruční) ošetřuje platby, které jsou provedeny k nižšímu datu, než je standardní datum zdanitelného plnění služby tak, že generuje zálohové interní daňové doklady. Navíc pokud je aktivován režim vzniku daňových dokladů až po platbě, tak párování plateb generuje i interní předpisové daňové doklady.

Změny služeb

Změny cen a zúčtovacích období (zpravidla na popud zákazníků) ošetřují stav, kdy by dotčená změna ovlivnila daňový doklad spadající do uzávěrky. V takovém případě pak taková změna generuje správným způsobem interní daňový dobropis.

Záznamní povinnost

Plátce je povinnen vést záznamní povinnost v rozsahu nutném pro sestavení daňového přiznání (zákon o DPH, § 100).

V systému se jedná o tyto údaje:

• sazba daně
• základ daně
• výše daně
• datum zdanitelného plnění
• vazba na daňový doklad (číslo faktury, zálohy, ODD pokud je pouze interní daňový doklad, tak číslo interního daňového dokladu)
• DIČ u přijatých plnění (vyjma zjednodušených daňových dokladů) - uvedeme vždy, pokud je u zákazníka zadáno

V záznamní povinnosti je nutno dále uvádět (zákon o DPH, § 100, odst.3a):

• uskutečněná plnění, která jsou osvobozena od daně nebo nejsou předmětem daně

Aktuální změní § 100 "Evidence pro účely daně z přidané hodnoty" lze nalézt na internetu.

Výsledné podklady pro účetnictví

CIBS pracuje s účetními souvztažnostmi, je tedy možné provést přímo výpis dat pro účetnictví.

Podklady pro účetnictví se generují z provedených uzávěrek předpisů a plateb.

Navigace: Menu "FINANCE", modul

ÚČTO

, záložka "Uzávěrky".

Souhrnný doklad předpisů

Obsahuje zejména souhrnné součty daňových dokladů včetně rozpisu DPH rozdělené do analytických skupin dle nastavení služeb (služby jsou rozděleny podle účtovacích skupin a sazby DPH). Tyto souhrnné rozpisy slouží k zaúčtování. Dále obsahuje také podkladovou část s výpisem všech dílčích daňových dokladů, tato část se nezaúčtovává a slouží pouze coby dokladová část pro potřeby kontroly. Sběrné doklady předpisů (SBP) se zpracovávají vždy jedenkrát za měsíc od 1. do posledního dne v měsíci, doklady se číslují podle daného roku a měsíce, vytváření je z interních daňových dokladu typu služba, záloha a dobropis. SBP slouží jako podklad pro DPH a mohou sloužit pro zaúčtování přijatých záloh /324.../. V tiskové sestavě je detail se seznamem zákazníků setříděn dle sazby daně a až pak dle názvu zákazníka. Do tiskové sestavy lze v detailu (blok CHAR) přidat DIČ a IČO zákazníka.

Sestava obsahuje

Sloupeček Celkem :

• všechny interní daňové doklady, které mají DUZP v daném období a nebyly uhrazeny zálohovou platbou. Zálohovou platbou se rozumí úhrada dříve, než je DUZP na interním daňovém dokladu.
• přijaté zálohy v daném období, to je platby, které byly napárovány k předpisům, jejichž DUZP je vyšší, než datum platby.
• dobropisy, které mají DUZP v daném období
• nedohledané platby - rozdíl nových nedohledaných plateb a plateb, které byly v daném měsíci změněny zpět z nedohledané platby a tím napárovány na konkrétní předpis.

Sloupeček Zálohy :

• přijaté zálohy v daném období, to je platby, které byly napárovány k předpisům, jejichž DUZP je vyšší, než datum platby.

Sloupeček Nedohl. :

• nedohledané platby - rozdíl nových nedohledaných plateb a plateb, které byly v daném měsíci změněny zpět z nedohledané platby a tím napárovány na konkrétní předpis.

Podle nastavení je možné vygenerovat odpisové položky, to je neuhrazené předpisy starší 3 resp. 4 roky. Součet těchto předpisů se zobrazí na sběrném dokladu předpisů.

V části "Položky dokladu" týkající se sběrného dok. předpisů, jsou jednotlivě všechny doklady, které jsou zahrnuty také do sloupečku Celkem v tabulce "Sběrné dok. předpisů". Sloupec "Období" reprezentuje období předpisu (dle identifikátoru z čísla dokladu) na který byla platba spárována. V tiskové sestavě sběrného dokladu plateb může být v přehledu dle DUZP odlišný datum a to u ODD, kde může být jiné období a jiné DUZP.

V části "Položky dokladu" týkající se sběrného dok. předpisů, kde je uvedena pouze část zákazníka (např. příjmení), se jedná o neúplná data na kartě zákazníka (není např. vyplněno křestní jméno).

Souhrnný doklad plateb

Souhrnný doklad předpisů (SBP) se generuje pro každou banku a pokladnu. Obsahuje zejména souhrnné součty uhrazených plateb (mohou být rozdělené do analytických skupin dle nastavení služeb, ale se toto nepoužívá). Tyto souhrnné platby slouží k zaúčtování. Dále obsahuje také podkladovou část s výpisem všech dílčích plateb, tato část se nezaúčtovává a slouží pouze coby dokladová část pro potřeby kontroly.
Speciálním případem jsou potom souhrnné doklady "ostatní", ty obsahují platby nezpracované platformou CIBS a tedy je potřebné je naopak položkově zaúčtovat. Při implementaci je vždy nutné rozvrhnout, zda pro účely zpracování CIBS budou vyhrazeny samostatné účty nebo ne, pokud totiž je objem "ostatních" plateb na účtech velký, je vhodné použít samostatné účty a stávající rozdělit, pokud je tento objem malý, není to třeba.

SBP se zpracovávají v libovolném intervalu, číslují se vzestupně v rámci účetního roku. Uživatel může mít libovolné množství pokladen - účty 211... a libovolné množství bankovních účtů - účty 221... , dále se pokladny i bankovní účty dělí na platby pro CIBS - to jsou platby pohledávek , takže účtování by mohlo být proti účtu 311... a na ostatní účty - což mohou být různé účty, toto členění ale už v CIBSu není. Zůstatky a obraty na účtech 221 by měly souhlasit na zůstatky a obraty bankovních výpisů, zůstatky a obraty na účtech 211 se zůstatky pokladen.

V části "Položky dokladu" týkající se sběrného dok. plateb, kde není uvedeno jméno zákazníka, se jedná o tzv. nedohledané platby (nemají k sobě navázaného zákazníka).

Přehled tržeb

• Obsahuje 3 tabulky - celkový součet všech dokladů, součty podle účtovacích skupin a jednotlivé doklady, patřící do těchto skupin.
• Výpočet vždy vychází z celé ceny bez daně z konkrétního předpisu. Nejprve se podle délky v měsících vypočítá poměrná část na jeden měsíc zaokrouhlená na 2 desetiny. Pak se zpětně vynásobí a rozdíl ze zaokrouhlení se připočte ke skutečným výnosům. Tím je zajištěno, že pro příští a následně převedené výnosy se bude pro výpočet používat stejná částka bez ohledu na to, zda se jedná o měsíční zpracování tržeb nebo delší (lze čtvrtletí, pololetí nebo rok).
• Sloupeček tržby - obsahuje cenu bez DPH všech interních daňových dokladů, které mají DUZP (Datum znatelného zdanitelného plnění) v daném období bez ohledu na odvod DPH a na výnosy příštích období. K tomuto sloupečku přísluší volitelné sloupečky DPH a celková cena včetně DPH.

Tuto celkovou cenu lze použít pro odúčtování přijatých záloh /324/. Pokud od této hodnoty odečteme hodnotu z interních daňovým dokladů bez záloh a dobropisů, získáme celkovou hodnotu odúčtovaných záloh, což jsou doklady, které mají DUZP v daném období a byly zaplaceny zálohami.

V záložce tržeb se využívá stejné členění účtovacích skupin jako ve sběrných dokladech předpisů, proto je možné i další členění účtů 324... i výnosových účtů např. 602...

• skutečné výnosy - jsou výnosy, patřící časově do účtovaného období (je cena bez DPH všech dokladů kromě dobropisů z tabulky interních daňových dokladů, které mají DZP ve zpracovávaném období a jsou od ní odečteny výnosy příštích období /předplatného/.)
  • účty 602 - hodnota bez DPH
• příští výnosy - jsou výnosy, patřící časově do příštího období (cena předplatného bez DPH na následující období ze všech dokladů kromě dobropisů z tabulky interních daňových dokladů, které mají DZP ve zpracovávaném období a jsou od ní odečteny skutečné výnosy aktuálního období.)
  • účty 384 - hodnota bez DPH

Součet sloupečků skutečné výnosy + příští výnosy = tržby

• převedené výnosy - přeúčtování příštích výnosů minulých období - 384 na skutečné výnosy - 602 (jsou výnosy příštích období z minulých měsíců, účetně patřící do aktuálně zpracovávaného období)
• dobropisy - shodné s dobropisy se sběrných dokladů předpisů

Jaké doklady se nezahrnují do tabulky Detailní přehled tržeb ve skupině? #5064

• doklady služeb, které jsou zablokovány, i když se služba dále jako zablokovaná neúčtuje (nulová cena)
• doklady služeb, které mají nulový předpis, a tento předpis nebyl ovlivněnou slevovou kampaní

Jaké doklady se zahrnují do tabulky Detailní přehled tržeb ve skupině? #5064

• doklady služeb, které mají předpisy odlišné od 0 Kč
• doklady služeb, které jsou nulové na základě ponížení výše předpisu slevovou kampaní

Navigace: Menu "FINANCE", modul

ÚČTO

, záložka "Tržby".

Věková struktura pohledávek

Věková struktura pohledávek slouží jako podklad pro zaúčtování opravných položek. Generování probíhá vždy ke konci měsíce automaticky, nebo lze provést i manuálně, přegenerovávají se měsíce po uzávěrce.

Při generování věkové struktury pohledávek se zohledňuje vždy celý zákazník. Spočítají se všechny jeho předpisy k danému datu (DÚZP je starší nebo rovno danému datu) a proti tomu se spočítají napárované platby zákazníka s datem starším nebo shodným s datem generování.

Pohledávky jsou pak rozděleny na pohledávky do lhůty, což jsou pohledávky, jejichž splatnost je pozdější, než je datum, ke kterému jsou pohledávky generovány a na pohledávky po lhůtě, což jsou pohledávky, jejichž splatnost je dřívější nebo stejná jako datum, ke kterému jsou pohledávky generovány: Pohledávky po lhůtě jsou dále členěny podle dnů po splatnosti obvykle podle intervalů do 30, 60, 90, 180, 365 a >365 dní . Tyto intervaly lze zvolit libovolně.

Pro správný výpočet věkové struktury pohledávek je třeba mít správně napárované platby. Napárované přeplatky se vyčíslují jako záporná pohledávka, nenapárované platby se nezapočítávají.

Navigace: Menu "FINANCE", modul

ÚČTO

, záložka "Pohledávek".

Přehled zúčtovaných záloh

Při generování uzávěrky sběrného dokladu předpisů se automaticky vygenerují data pro měsíční přehled zúčtovaných záloh. Zúčtovanou zálohou rozumíme předpis, který byl uhrazen dříve, než je jeho den zdanitelného plnění. Záložka obsahuje celkový součet zúčtovaných záloh za měsíc, na který byla provedena uzávěrka sběrných předpisů, dále obsahuje součty podle účtovacích skupin a jednotlivé doklady, patřící do těchto skupin. Při generování účetní uzávěrky se zároveň vytvoří tabulka tax_sum_cleared_advance, ve které jsou zúčtovány zálohy z předchozích uzávěrek. Pokud ještě nebyla vytvořena žádná uzávěrka a tvoří se první, zúčtování záloh z předchozích období se nemůže provést. Podle nastavení v config TAX_SUM_ADVANCE_PRINT se mohou zúčtované zálohy tisknout na sběrných dokladech.

Přehled nedohledaných plateb

• Zpracování přehledu nedohledaných plateb se provádí buď každý měsíc automaticky, nebo lze provést ruční přegenerování pomocí tlačítka "Generování přehledu nedohledaných plateb".
• Záložka "Přehled nedohledaných plateb" obsahuje dvě tabulky - master tabulku se seznamem měsíčních přehledů nedohledaných plateb a detailní tabulku se seznamem záznamů o dohledání platby, tj. pro jednu platbu lze může být i několik záznamů a to v případě, že platba byla dohledána až na několikátý pokus.

• Popis sloupečků tabulky "Přehled nedohledaných plateb":
  • "Hodnota k počátku" - do tohoto sloupečku jsou zařazeny platby (jejich výše částky), které k počátku období patřily do nedohledaných plateb.
  • "Hodnota - nové" - do tohoto sloupečku jsou zařazeny platby (jejich výše částky), které během období byly nově označeny jako nedohledané platby.
  • "Hodnota - dohledané" - do tohoto sloupečku jsou zařazeny platby (jejich výše částky), které během období byly dohledány a vyřazeny z nedohledaných platby.
  • "Hodnota - nedohledané" - do tohoto sloupečku jsou zařazeny platby (jejich výše částky), které ke konci období patří do nedohledaných plateb.
  • "Počet k počátku" (volitelný sloupeček) - do tohoto sloupečku jsou zařazeny platby (jejich počet), které k počátku období patřily do nedohledaných plateb.
  • "Počet - nové" (volitelný sloupeček) - do tohoto sloupečku jsou zařazeny platby (jejich počet), které během období byly nově označeny jako nedohledané platby.
  • "Počet - dohledané" (volitelný sloupeček) - do tohoto sloupečku jsou zařazeny platby (jejich počet), které během období byly dohledány a vyřazeny z nedohledaných platby.
  • "Počet - nedohledané" (volitelný sloupeček) - do tohoto sloupečku jsou zařazeny platby (jejich počet), které ke konci období patří do nedohledaných plateb.
• Tabulku "Přehled nedohledaných plateb" lze filtrovat podle hodnoty "Stav", kde jednotlivé volby znamenají:
  • "Vše" - všechny nedohledané platby bez ohledu na jejich stav
  • "K počátku" - platby, které k počátku období již byly označeny jako nedohledané
  • "Dohledané vše" - všechny dohledané platby v daném období, tj. v daném měsíci
  • "Dohledané napárované" - dohledané platby v daném období, tj. měsíci, které byly napárovány ke konkrétnímu zákazníkovi
  • "Dohledané ostatní" - dohledané platby v daném období, tj. měsíci, které byly zařazeny jako ostatní platby, to znamená že nebyly připárovány žádnému zákazníkovi
  • "Nové" - nově vytvořené nedohledané platby v daném období, tj. měsíci

Zaúčtování nedohledaných plateb bude záviset na sestavení účtové osnovy zákazníků. Jednou z možností by bylo zaúčtování např. na účet 311... (např.311900, případně nějaký 315...). Pak by se platby z pokladny (211) nebo bankovních účtů (221) mohly zaúčtovat na tento účet. Po dohledání platby by se podle skutečnosti přeúčtovaly na konkrétní účet / CIBSové platby (např.311... nebo na zálohy 324...)

Upozornění: z nedohledných plateb se při uzávěrce sběrných dokladů může vytvářet odvod DPH ve výši dle nastavené sazby (dle platných zákonů daného státu). Pokud se platba dohledá, provede se odúčtování a pokud je platba napárována dále jako záloha, zaúčtuje se ve správné výši podle skutečnosti.

Přehled účetních souvztažností

V modulu

ÚČTO

na záložce Přehled zaúčtování podle účetní souvztažnosti je možné vygenerovat a vytisknout přehledy, na kterých jsou uvedeny sumárně i detailně jednotlivé účetní případy agregované dle účetních souvztažností. Podmínkou pro vygenerování přehledu za zvolený měsíc je provedená a potvrzená uzávěrka předpisů a neměly by v tomto období být ani nenapárované předpisy (tato kontrola je již i při generování uzávěrky).

Právo ACCOUNTING.CORRELATION.GENERATE.UNCONFIRMED_CLOSURE umožňuje vygenerovat souvztažnosti i pro období, pro které není potvrzena uzávěrka. Smazáním nepotvrzené uzávěrky sběrných dokladů předpisů systém smaže i vygenerované nepotvrzené souvztažnosti.

Standardně jsou přehledy tvořeny pro následující účetní souvztažnosti:

Typ zúčtování	Souvztažnost
Předpisy	311
Dobropisy	311
Přijaté zálohy	324
Ostatní	599
Tržby	602
Zaokrouhlení	598
Dph	343

Pokud je třeba účetní souvztažnosti rozčlenit jinak, je možné to provést nastavením účetní souvztažnosti jak pro jednotlivé pokladny, tak i pro jednotlivé účetní skupiny.

Pro jednotlivé typy zúčtování lze nadefinovat i souvztažný účet pro variabilní ceny.

Pozn.: Přeplatky, které jsou napárovány na nulové předpisy, které mohou vzniknout kvůli napárované záloze před ukončením služby se do zúčtování záloh nezahrnují a nemusí se tak řešit v dalším období nebo dokonce opravovat manuálně.

Účetní souvztažnosti pro pokladny/účty

Pro každou jednotlivou pokladnu/účet lze v modulu PLATBY

na záložce Nastavení v dialogu Přidání pokladny/účtu nebo Editace pokladny/účtu nastavit příslušný souvztažný účet.

• Souvztažnost pro pokladnu:
  
  Náhled souboru...Skrýt
  

• Souvztažnost pro účet navíc obsahuje souvztažný účet pro zaúčtování plateb kartou:
  
  Náhled souboru...Skrýt
  

Na základě přiřazení souvztažného účtu pro platby kartou bude přehled souvztažností za dané období obsahovat i zaúčtování plateb kartou. V přehledu souvztažností pak bude uveden:

• Na straně Má dáti součet uskutečněných plateb kartou za dané období. Odpovídá celkovému součtu plateb kartou v tabulce Seznam plateb na záložce Karty v modulu
  PLATBY
  . Pro tento přehled je třeba nastavit filtr Datum platby od - do: na dané období.
• Na straně Dal součet zaúčtovaných plateb kartou. Odpovídá celkovému součtu plateb kartou v tabulce Seznam plateb na záložce Karty v modulu
  PLATBY
  . Pro tento přehled je třeba nastavit filtr Zúčtováno od - do: na to samé období.

Účetní souvztažnosti pro účetní skupiny

Účetní souvztažnost pro jednotlivé účetní skupiny je možné nastavit v modulu Účtovací skupiny. Ke každé účtovací skupině je možné pro jednotlivé souvztažnosti pomocí akce Vložení detailu zaúčtování nadefinovat vlastní souvztažnosti.

Odkazující články

• Popis návaznosti na účetní agendu
• Jak pracovat s interními daňovými doklady
• Referenční popis modulu Účto
• Referenční popis modulu Karta zákazníka
• Referenční popis modulu Platby
• Práva, role s ohledem na operátory a jejich specifické činnosti
• Šablony dokumentů
• Doklady, platby, uzávěrky, návaznosti na účto
• Školení: Účetní evidence s IS MANGO