MANGO  Control 

1. Stručně o Mango Control

V této kapitole je celkové shrnutí možností systému. Tyto i další možnosti budou podrobněji popsány v následujících kapitolách jednak na příkladech z praxe a dále v podrobných referenčních popisech.

Mango Control umožňuje jednoduše ale zároveň sofistikovaně řídit procesy v organizacích (BPM) bez ohledu na jejich složitost. Umí také řídit, plánovat a sledovat práci zdrojů (ERP), ať už se jedná o pracovníky nebo o technické prostředky. Je to tedy komplexní BPM / ERP systém, který si můžete jednoduše sami nastavovat a budovat podle svých potřeb. Můžete začít s velmi jednoduchými procesy a postupně je propracovávat podle toho, jak detailně potřebujete mít typo procesy (postupy) pod kontrolou. Mango Control pomáhá řešit:

• Pracovní postupy - zajišťuje dodržování knowhow organizace
• Řízení pracovníků - významně zvyšuje produktivitu
• Projektové řízení - pomůže udržet přehled o stavu a postupu projektů
• Řízení výroby - pomáhá vyrobit vše včas a správným výrobním postupem

BPM (business process management): Implementace procesů je snadná díky Stavům a Parametrům procesů, Automatickým akcím při změnách stavů a Definovatelným akčním tlačítkům pro libovolné Stavy procesů. Za každý Stav procesu může být nastaven povinný odpovědný Zdroj nebo Skupina zdrojů, kteři jej tak potom mají ve správnou dobu ve svém seznamu práce. Zdroje i Skupiny zdrojů lze procesům přiřazovat i manuálně. Veškeré úkony provedené s procesy se zaznamenávají do Historie procesu.

ERP (enterprise resource planning): Zdrojem může být jak pracovník, tak libovolný technický prostředek - ten může být systémem i přímo automaticky řízen. Pracovník i stroj mají fungovat co nejefektivněji, k tomu dopomáhá snadná tvorba i plánování úkolů pro Zdroje i Skupiny zdrojů a definování mezních kapacit pro zdroje. Klíčovým prvkem je pak Seznam procesů ke zpracování pro každý zdroj seřazený dle (často i komplikovaných) pravidel pro stanovení priorit procesů. Systém má pokročilé možnosti pro eskalace a upozorňování na blížící se rizika nedodržení cílů procesů (zejména např. termínových).

Přímo v procesech Mango Control lze využívat pluginy ostatních částí a modulů systému Mango, díky tomu jsou možnosti provedení dalších akcí z celého systému Mango přímo během zpracování procesů velmi široké.

Mezi další (nikoliv poslední) vlastnosti Mango Control patří

• Dashboard s libovolným počtem konfigurovatelných přehledů procesů a se základní statistikou
• Detailní možnosti nastavování v každém procesu, kdo a kdy je upozorňován na změny v procesu
• Integrovaný mailový klient v procesu a možnost automatického zpracování příchozích emailů přímo procesním systémem
• Konfigurovatelné různé výstupní PDF dokumenty (např. pro tisk) pro každý stav procesu
• Selfcare, tj. zákaznická zóna, kde mohou koncový zákazníci přistupovat k procesům (tak jak se jim to nastavením povolí)
• Pokročilé statistiky o průběhu procesů

---

2. Příklady implementace a použití v praxi

Tato kapitola na jednoduchých příkladech z praxe ukazuje postupy převodu současné práce lidí v organizaci pod řízení Mango Control. Na konkrétních příkladech z praxe je snazší udělat si přehled o všech možnostech Mango Control, jednotlivé funkcionality jsou pak strukturovaně a komplexně popsány v dalších kapitolách.

Více info: Příklady implementace a použití v praxi

---

3. Typ procesu

Typy procesu zastřešují konkrétní pracovní postupy v dané organizaci. Nesou konfiguraci chování procesu, jeho stavy, přechody mezi nimi, parametry atd.
Je výhodné mít vytvořené rozdílné typy procesu pro různé činnosti v rámci organizace, větší množství typů ale naopak zvyšuje složitost celé konfigurace.

Pro používání Mango Control je nutné mít vytvořen alespoň jeden typ procesu se základní konfigurací, k němu jsou pak v dalších krocích definovány stavy, přechody a parametry.

Více info: Typ procesu

---

4. Stavy a přechody

Stavy jsou základní prvky každého typu procesu, propojeny mezi sebou jsou pak pomocí přechodů. V průběhu životního cyklu se proces nachází vždy v jednom konkrétním stavu a ten se může změnit právě provedením přechodu.
V každém stavu je pak typicky definováno různé chování procesu, jsou nabízeny jiné parametry, jsou dostupné jiné akce, je řízeno plánování zdrojů atd.

Více info: Stavy a přechody

---

5. Parametry

Slouží k ukládání hodnot k procesu, ty jsou pak dále využívány v automatických akcích, podmínkách přechodů nebo čistě jen k evidenci. Definice parametru určuje primárně typ jeho hodnoty, jeho podmíněnou viditelnost (povinnost / editovatelnost), definiční obor, zařazení do skupiny atd.

Více info: Parametry

---

6. Zdroje, Skupiny zdrojů, Práva

Využití zdrojů/skupiny zdrojů je klíčové k tomu, aby jste určili kdo musí v daném okamžiku procesu něco udělat. Použití zdrojů úzce souvisí s úkoly. Jde o to, že v procesu specifikujete okamžik kdy se musí něco udělat. Pro tento okamžik (stav/přechod) vytvoříte úkol s popisem činnosti a ten přiřadíte konkrétnímu zdroji/skupině zdrojů. Zdrojem může být člověk (např. technik) nebo také stroj (např. tiskový stroj).

Více info: Zdroje, Skupiny zdrojů, Práva

---

7. Úkoly

Jsou důležitou částí procesů. Objekt úkol v procesu používáme k tomu, abychom jednoznačně definovali kdo a co má v daném okamžiku s procesem dělat. Každý zdroj nebo skupina zdrojů je s procesem svázán přes úkoly. Na Dashboardu má každý zdroj seznam procesů. Jak ale efektivně zařídit, aby zdroj viděl pouze procesy na nichž má pracovat? Řešením je to, že v každém stavu procesu bude mít vytvořen úkol na něho nebo na skupinu, které je členem. Následně na Dashboardu je vytvořena tabulka Moje procesy v níž přihlášený operátor vidí pouze procesy na kterých má pracovat. Zajištěno je to právě prostřednictvím úkolům obsažených v procesech.

Více info: Úkoly

---

8. Detail procesu

Poskytuje podrobné informace o vybraném procesu. Detail je tvořen samostatnými moduly (tzv. widgety), které rozšiřují práci s procesem o speciální funkcionality. Není potřeba využívat všechny widgety, ale vybrat si pouze ty, které potřebujete ke své činnosti. Seznam widgetů: Stav, Zákazník, Proces, Vázané objekty, Evidence práce, Notifikace, Přílohy, Informace, Instrukce pro operátory, Úkoly, Poznámky, Historie, Emaily. Do detailu procesu se dostanete založením nového na Dashboardu nebo editací existujícího. Kromě tlačítka na editaci lze kliknout i na název procesu, který je klikatelným odkazem.

Více info: Detail procesu

---

9. Dashboard (přehled procesů a úkolů v kalendáři)

Slouží zdrojům k tomu, aby viděli seznam všech procesů na kterých mají pracovat. Nachází se v modulu PROCESY

. Na DashBoardu se nachází tabulka Moje procesy, která zobrazuje procesy u nichž je vytvořen nedokončený úkol pro mě jako zdroj, nebo skupinu, které jsem členem. Tato tabulka je úzce svázána s úkoly. Na DashBoardu je možné kromě tabulky Moje procesy pracovat i s dalšími tabulkami. Přidáte je pomocí tlačítka Přidat další objekt. Další tabulku budete potřebovat v případě, že budete chtít přistupovat k procesům u nichž nemáte žádný úkol. Počet přidávání dalších tabulek není nijak omezen. Každou tabulku je potřeba si donastavit ve smyslu zobrazení sloupečků nebo filtrů tak, aby Vám poskytovala maximálně efektivní výstup. Podrobný popis konfigurací tabulek naleznete v dokumentaci Grafické uživatelské rozhraní. Prostřednictvím konfigurací tabulky je možné docílit toho, že se Vaši zaměstnanci přihlásí do systému, rovnou uvidí seznam všech procesů na kterých musí pracovat. Kromě seznamu procesů lze řešit pořadí v jakým se mají zpracovávat. K tomu můžete využít upozorňování a eskalace pomocí SLA a dle těchto porušení následně řadit procesy např. od nejstaršího procesu s porušeným SLA. Dále se na DashBoardu se nachází tabulka Můj kalendář, která zobrazuje plánovací kalendář přihlášeného uživatele.

Více info: Dashboard (přehled procesů a úkolů v kalendáři)

---

10. Notifikace

Notifikace použijete v systému v okamžiku kdy budete potřebovat odeslat upozornění např. zákazníkovi nebo technikovi jakmile dojde např. ke změně u probíhajícího procesu. Notifikace umožňují odeslat email/sms během operací s procesem (při jeho vytvoření, editaci, dokončení, změny stavu, přiřazení zdroje pomocí úkolu nebo vložení poznámky). Notifikovat lze pomocí widgetu Notifikace, widgetu Emaily nebo pomocí automatizací.

Více info: Notifikace

---

11. Upozorňování a eskalace (definice priorit)

Používáme k jakési formě monitoringu a alertingu probíhajícího procesu. Hodí se např. pokud potřebujeme hlídat zda se proces dostal do nějakého stavu a případně na to zareagovat (např. zaslat email, vytvořit úkol, proces automaticky přesunout nebo ukončit atd.). Např. proces, který řeší standardní reklamace, které musí být do 30 dnů od nahlášení vyřízeny. Můžeme si nastavit upozornění, které bude onu 30 denní lhůtu hlídat a případně na ní reagovat. Priorita se vždy váže k typu procesu, pro každý typ lze nastavit výchozí prioritu.

Více info: Upozorňování a eskalace (definice priorit)

---

12. Akce (automatizace)

Pomocí automatizací můžete vybrané akce delegovat na systém, aby jste se o ně nemuseli starat a myslet na ně. Automatizací může být vytvoření Úkolu, odeslání emailu, nastavení parametru atd.. V této dokumentaci naleznete podrobný popis jak tyto automatizace nastavit.

Více info: Akce (automatizace)

---

13. Selfcare

  Dokumentaci průběžně doplňujeme  

Více info: Selfcare

---

14. Plánování zdrojů v Mango

Efektivní řízení procesů vyžaduje plánování úkolů zdrojům nebo skupinám, které popisují co a hlavně kdy se musí vykonat. Úkoly se plánují v kalendáři.

Více info: Plánování zdrojů v Mango

---

15. Doplňující funkcionality

Další možnosti práce s procesy. Příkladem je administrátorský zásah.

Více info: Doplňující funkcionality

---

Článek	Aktualizováno
Úkoly	19.02.2021
Akce (automatizace)	03.09.2021
Dashboard (přehled procesů a úkolů v kalendáři)	25.02.2021
Detail procesu	24.01.2023
Doplňující funkcionality	04.09.2019
Notifikace	11.10.2022
Parametry	23.06.2022
Plánování zdrojů v Mango	06.09.2019
Příklady implementace a použití v praxi	04.09.2019
Selfcare	04.09.2019
Stavy a přechody	05.10.2022
Typ procesu	04.09.2019
Upozorňování a eskalace (definice priorit)	25.02.2021
Zdroje, Skupiny zdrojů, Práva	04.09.2019