Úkoly

Jsou důležitou částí procesů. Objekt úkol v procesu používáme k tomu, abychom jednoznačně definovali kdo a co má v daném okamžiku s procesem dělat. Každý zdroj nebo skupina zdrojů je s procesem svázán přes úkoly. Na Dashboardu má každý zdroj seznam procesů. Jak ale efektivně zařídit, aby zdroj viděl pouze procesy na nichž má pracovat? Řešením je to, že v každém stavu procesu bude mít vytvořen úkol na něho nebo na skupinu, které je členem. Následně na Dashboardu je vytvořena tabulka Moje procesy v níž přihlášený operátor vidí pouze procesy na kterých má pracovat. Zajištěno je to právě prostřednictvím úkolům obsažených v procesech.

Zobrazení v procesu

Ukázka plánovacího kalendáře s rozdělením do časových bloků po 2 hodinách.

Rozdělení kalendáře do časových bloků provádí zákaznická podpora dle Vašich požadavků.
Nastavení bodových kapacit pro časové bloky provádí zákaznická podpora dle Vašich požadavků.

---

Vytvoření úkolů

Může probíhat manuálně nebo automaticky. Manuálně vytvořit úkol lze ve widgetu Úkoly. Úkol pro konkrétní zdroj nebo skupinu můžete zadat v atributu "Po přidání zadejte název nového zdroje nebo skupiny", kdy postupným psaním se zmenšuje seznam zdrojů a skupin. U přidaného úkolu máte několik dalších možností (viz šipka u každého úkolu). Můžete např. pokračovat s přidáním termínu. To uděláte vybráním volby "Naplánovat termín", kdy se vám otevře kalendář. Kliknutím do neobsazeného časového bloku se přiřadí k úkolu termín. Plánovat úkoly lze více způsoby. Další možností je ve widgetu Úkoly kliknout na tlačítko "Plánování", kdy se otevře kalendář, ve kterém můžete obdobně jako výše vytvářet úkoly, nebo si můžete zobrazit kalendáře jednotlivých zdrojů/skupin ve filtru "Filtry" a tažením do seznamu zdrojů/skupin vytvořit úkol. Termín pro konkrétní zdroj/skupinu vytvoříte v kalendáři tak, že kliknete na zdroj/skupinu a tažením přenesete zdroj/skupinu na požadovaný časový blok. Pokud chcete najít časový blok přiřazený konkrétnímu zdroji, stačí v seznamu úkolů/zdrojů použít volbu Najít vkalendáři. V kalendáři můžete tažením kurzoru myši posouvat nebo měnit časový blok. Jednotlivé úkoly v kalendáři mají svoji nabídku, co s úkolem můžete dále udělat.

Ukázka widgetu Úkoly

Ukázka dialogu na vložení úkolu

Stav	Pokud zvolíte variantu Nový a k dokončení, bude úkol ihned po vytvoření označen k dokončení, které se provede jakmile proces uložíte.
Termín	I úkol vytvořený bez termínu je možné přesunout do plánovacího kalendáře a tím mu nastavit konkrétní čas řešení. V editaci úkolu jsou pro nastavení nového termínu k dispozici 4 položky: Datum od (výběr kalendářem), Čas od (výběr ze seznamu podle časových bloků v lokaci), Datum do (výběr kalendářem), Čas do (výběr ze seznamu podle časových bloků v lokaci). Při vybrání Datum od se automaticky nastaví na stejné datum i Datum do. Při vyplnění Čas od se automaticky vyplní Čas do s následujícím časovým blokem, podle nastavení bloků v lokaci (např. čas od 9:30, čas do 10:00). Po uložení termínu se dle Datum od nastaví datum v kalendáři a pouze za předpokladu, že není zdroj vidět, tak se nastaví jméno uživatele do "Filtry". Tímto si může uživatel zkontrolovat, jestli změnou termínu nedošlo ke kolizi s jiným úkolem.
Opakování	Umožňuje zadat opakování úkolu v daných intervalech (viz sekce Opakování níže)
Zdroj	K výběru bude zdroj pouze za předpokladu, že má nastavené právo MAINTENANCE_SOURCE.
Popis úkolu	Libovolný popis úkolu, který by měl sloužit jako zadání pro zdroj.
Dokončit před	Úkol musí být dokončený dříve, než se proces dostane do vybraných stavů. Pokud úkol nebude ukončen a zvolíte přechod, systém na tento nedokončený úkol upozorní a zabrání v přechodu.
Hosté	Umožňuje přidat k úkolu další účastníky, typicky uspořádat schůzku
Oznámení	Mango provede upozornění na blížící se termín úkolu (vyskakovací okno, email. sms)

---

Schůzka (úkol s účastníky)

Schůzka je běžný úkol, kterého se kromě organizátora účastní také další účastníci, ať už to jsou uživatelé Mango, nebo lidé Mango nepoužívající. Účastníci nepoužívající Mango jsou evidování jen prostřednictvím jejich e-mailové adresy a nemohou potvrzovat (nebo zamítnout) svojí účast. Zároveň se předpokládá, že organizátor schůzky je jejím účastníkem také.

Přeměnu bežného úkolu na schůzku je možné provést jednoduchým přidáním dalších účastníků v dialogu úkolu v kalendáři. Uživateli je nabízena nápověda obsahující zdroje (osoby) evidované v Mango, je možné ale zadat i libovolnou e-mailovou adresu.

Po přidání účastníků a uložení je všem rozeslán informační e-mail se základními informacemi o schůzce (termín, popis, seznam účastníků atd.). Účastníci mají možnost přímo z e-mailu potvrdit / nebo zamítnout svou účast kliknutím na odkazy.

Zároveň dokud nepotvrdí svojí účast, bude jim v bočním panelu Mango svítit upozornění, které bude chybějící odpověď připomínat:

Jakmile potvrdí (resp. zamítne) účastník svou účast na schůzce, dojde informační e-mail zpět organizátorovi. Pokud organizátor přeplánuje nebo jakkoliv změní jž existující schůzku, dojde všem účastníkům další e-mail s upozorněním na změnu termínu - pokud někteří účastníci měli již schválenu účast, bude od nich vyžadováno nové schválení (mohou s nově navrženým termínem nesouhlasit) Za běžných okolností nemá uživatel právo vidět cizí úkoly ani s nimi manipulovat (toto se týká pouze úkolů bez procesu). Pokud je ale účastníkem schůzky (tj. účastní se cizího úkolu), tak samozřejmě takový úkol vidí, může na něm potvrdit svojí účast, ale nemůže ho nijak dál modifikovat (změnit popis nebo termín, ani navrhnout dalšího účastníka)

Šablony e-mailů pro informace o průběhu plánování schůzky

MAINTENANCE_JOB_ATTENDEES_CREATE	E-mail s informací pro nově přidaného účastníka schůzky
MAINTENANCE_JOB_ATTENDEES_TERM_CHANGE	E-mail s informací pro stávající účastníky schůzky o změně
MAINTENANCE_JOB_ATTENDEES_REPLY	Email s informací pro organizátora o odpovědi účastníka (účastník buď schválil či zamítnul schůzku)
MAINTENANCE_JOB_ATTENDEES_DELETE	E-mail s informace pro účastníka o zániku jeho účasti na schůzce

---

Oznámení

K libovolnému úkolu v Mango je možné přidat oznámení - jedním ze tří způsobů, jak bude uživatel informován o jeho blížícím se termínu:

• upozornění E-mailem (bude odeslán e-mail na zadanou e-mailovou adresu)
• upozornění SMS (bude odeslána SMS na zadané telefonní číslo)
• popup okno - zobrazí se vyskakovací okno přímo v Mango, je nutné v něm být přihlášen a pracovat v něm.

Oznámení lze přidat při editaci úkolu v jeho dialogu:

Oznámení si také mohou přidat účastníci schůzky při jejím potvrzení:

---

Opakování

Libovolný úkol (ale samozřejmě také schůzku) je možné v periodických intervalech opakovat. Samotné možnosti opakování jsou definovány standardy RFC, mají proto stejné možnosti (a omezení) jako v kterémkoliv jiném kalendářním systému.
Zadání opakování je prováděno v editaci úkolu v kalendáři, kde je možné opakování aktivovat:

Opakování je možné zadat v následujících variantách:

• Denně - bez dalších možností
• Týdně - lze vybrat jeden nebo i více dní v týdnu. Ideální také pro opakování "každý pracovní den", kdy se opakuje týdně s výběrem dnů po - pá.
• Měsíčně - lze vybrat zda se měsíční opakování počítá jako n-tý den v měsíci nebo jako den (po-ne) v n-tém týdnu.
• Ročně - bez dalších možností

Opakování je možné nastavit prokládané, tj. například každé 2 dny, každý třetí týden atd...
Ukončení opakování může bát nastaveno buď po daném počtu výskytů, nebo dosažením určitého data. Opakování může bý tatké neukončené.

Má-li úkol nastaveno opakování, při každé jeho editaci se pak systém zeptá, zda se má být změna aplikována pouze pro jeden konkrétní výskyt, pro všechny budoucí a nebo pro všechny od začátku úkolu.

Zobrazení kalendáře pro vybraný zdroj/skupinu zdrojů

Vzhledem k tomu, že ke stejnému kalendáři může přistupovat současně více zdrojů, je vhodné využívat filtrování, tak, aby vybraný zdroj viděl úkoly pouze na sebe případně na vybrané kolegy. Filtrovat lze manuálně v horní části kalendáře nebo si nastavit automaticky. To provedete v modulu

NASTAVENÍ PROCESŮ

, záložka .

Možné kombinace zobrazení zdrojů v kalendáři:

1) Pokud nemáte nadefinovanou žádnou Skupinu zdrojů, uvidíte všechny zdroje z Vaší lokace (všechny vytvořené účty v modulu ADMINISTRÁTOŘI

), kteří mají přiřazené právo MAINTENANCE_SOURCE.
2) Pokud máte nadefinovanou skupinu, kalendář prioritně filtruje zdroje z této skupiny
3) Pokud máte nadefinovanou skupinu, která obsahuje více členů, můžete využít tabulku Aktuální procesní oblasti pro upřesnění filtrování. Podrobný popis zadávacích polí naleznete v systému kliknutím na tlačítko  NÁPOVĚDA  v dolní části dialogu přidání oblasti.

---

Synchronizace s Google

Synchronizaci s Google je možné aktivovat jednoduše tlačítkem (ikonou) G v kalendáři. Poté následuje jednoduchý proces na straně Google, kde se uživatel přihlásí (pokud ještě není) do Google účtu a schválí přístup Manga do kalendáře Google. Od této chvíle jsou veškeré úkoly uživatele automaticky synchronizovány z/do Google kalendáře nazvaného Mango (pokud neexistoval, automaticky se vytvoří). Synchronizaci není nutné aktivovat opakovaně, provádí se až do okamžiku kdy je případně uživatelem zrušena.

Synchronizace probíhá okamžitě po provedení jakékoliv změny, a to jak na straně Google tak i na straně Mango. Stejně tak jsou veškeré změny okamžitě promítnuty do prohlížečů daných uživatelů, takže ti pak vidí změny přímo na obrazovce do několika vteřin od jejich provedení.
Synchronizace podporuje i úkoly s účastníky (schůzky) a opakování, naopak nejsou záměrně synchronizovány oznámení (není žádoucí, aby jedno oznámení vyskočilo uživateli v každém ze systémů zároveň)
Více o synchronizaci s google: GoogleSync

---

Související oprávnění

MODULE	Pro zpřístupnění modulu Nastavení procesů nastavte hodnotu MAINTENANCE_JOBS
MENU_ITEM	Právo určuje zobrazení položek v menu, pro zobrazení položky Nastavení procesů nastavte hodnotu SERVIS
MENU_ITEM	Právo určuje zobrazení položek v menu, pro zobrazení položky Nastavení procesů nastavte hodnotu SERVIS.PLÁNOVÁNÍ
MODULE_VIEW	Pro zpřístupnění záložky Úkoly v modulu Úkoly nastavte hodnotu MAINTENANCE_JOBS_*
MAINTENANCE_SOURCE	Pouze zdroj s tímto oprávněním je viditelný v plánovacím kalendáři a k dispozici v případě vytváření úkolů.
MAINTENANCE_JOBS_EDIT.SCHEDULE	Naplánování termínu úkolu.
MAINTENANCE_JOBS_JOB_LIST.INSERT	Vložení nového úkolu.
MAINTENANCE_WORKING_PLAN	Nastavuje zákaznická podpora. Nastavení definice plánovacího kalendáře pro lokaci.
MAINTENANCE_SETTING.MAINTENANCE_APL_LIST.ACTION.APL_INSERT	Modul Nastavení procesů / Skupiny / Přidání procesní oblasti
MAINTENANCE_SETTING.MAINTENANCE_APL_LIST.ACTION.APL_DELETE	Modul Nastavení procesů / Skupiny / Odebrání procesní oblasti

Zpět na:

•  MANGO  Control