Akce (automatizace)

Pomocí automatizací můžete vybrané akce delegovat na systém, aby jste se o ně nemuseli starat a myslet na ně. Automatizací může být vytvoření Úkolu, odeslání emailu, nastavení parametru atd.. V této dokumentaci naleznete podrobný popis jak tyto automatizace nastavit.

Ukázky konfigurací

Definice nastavených automatizací se nacházejí v modulu AUTOMATIZACE

, kde je možné provádět jejich správu. Automatizace je dále možné nastavovat přímo u vytvoření/editace stavu/přechodu, typu procesu nebo upozorňování a eskalací.

Nový úkol

ZADÁNÍ: Při vytvoření procesu typu Objednávka vznikne nový úkol přiřazený zdroji "obchodník BPM" bez termínu. Úkol bude mít popis "Zapiš zákazníkův poždavek" a bude muset být ukončen před přechodem do vybraných stavů (např. Tvorba nabídky).

Událost a její podmínky: Objekt - Proces, Událost - Vytvoření,

Typ plánování termínu:
Plánování úkolu na konkrétní termín předpokládá rodělení plánovacího kalendáře ve widgetu Úkol do časových bloků, které provádí pouze support po konzultaci s Vámi.

Časové období - V případě tohoto typu plánování je potřeba zadat pomocí atributů Počátek a Konec časového období do něhož bude úkol naplánován.

Časový blok - V případě tohoto typu plánování systém postupuje tak, že vytvoří úkol do prvního volného bloku, jehož začátek musí být novější než-li je aktuální čas tzn. že např. nyní je 14:11. Kalendář máme rozdělen po hodinových blocích. Nyní půjdu založit proces a úkol, který se vytvoří bude umístěn v bloku od 15:00 - 16:00. K tomuto typu plánování se pojí bodová kapacita, kterou pro daný blok rovněž nastavuje support po konzultaci s Vámi. V praxi to znamená, že si pro každý blok (např. 1h) stanovíme bodovou kapacitu (např. 10 bodů). Při vytváření automatizace si nastavíme, že úkol plánovaný do časového bloku bude mít kapacitu např. 2 body. Vzhledem k tomu, že hodinový blok má celkem kapacitu 10 bodů, můžeme do něho naplánovat 5 úkolů.

Více bloků - V případě tohoto typu plánování můžete naplánovat úkol přes více časových bloků najednou. Omezeni jste velikostí těchto bloků. Pokud je nejmenší 1h, není možné naplánovat úkol s přesností na méně než hodina. K tomu pak slouží plánování typu "Časové období".

Bez termínu - Úkol nebude mít termín, přesto bude viditelný ve widgetu Úkol.

---

Odeslání e-mailu

ZADÁNÍ: Při provedení přechodu "Příchozí poptávka" -> "Tvorba nabídky" bude odeslán email na adresu zákazníka. Obsah emailu bude tvořen předpřipravenou šablonou.

Událost a její podmínky: Objekt - Proces, Událost - Změna stavu, Typ procesu - Objednávka, Přechod mezi stavy - Předat obchodníkovi ke zpracování nabídky (Příchozí poptávka -> Tvorba nabídky)

Šablonu pro tělo a předmět emailu je nutné vytvořit v modulu ŠABLONY

. Níže na obrázcích je ukázka šablony s názvem Nový požadavek pro tělo a předmět emailu. Do předmětu doporučujeme dávat identifikátor procesu. V případě, že budete chtít automaticky k procesu připojit zákazníkovu odpověď, systém provede přiřazení k procesu právě na základě tohoto identifiátoru. Bližší info v kapitole Navázání odchozího e-mailu na proces.

Šablony musí být typu "Text emailu (systémový)" a vždy ve dvojici tělo, předmět emailu.

---

Navázání odchozího e-mailu na proces

ZADÁNÍ: Jakmile zákazníkovi odešleme email, chceme, aby byl automaticky přiložen k procesu.

Událost a její podmínky: Objekt - Proces, Událost - Změna stavu, Typ procesu - Objednávka, Přechod mezi stavy - Předat obchodníkovi ke zpracování nabídky (Příchozí poptávka -> Tvorba nabídky)

Tato akce je návaznou na akci Odeslání emailu. Pokud nebude předcházet odeslání emailu, nebude logicky co připojovat k procesu.

Odeslaný email bude připojený a viditelný u procesu ve widgetu Emaily. Ukázka níže na obrázku.

---

Navázání příchozího e-mailu na proces

ZADÁNÍ: V případě akce "Navázání odchozího e-mailu na proces" bylo cílem připojit k procesu email odeslaný systémem. Cílem této akce je připojit k procesu odpověď na takovýto email.

Událost a její podmínky: Objekt - Příchozí email, Událost - Přijetí nového emailu, Předmět - preg. /[#]([0-9]+)/
Zápisem regulárního výrazu pro předmět /[#]([0-9]+)/ říkáme, že se má automatizace spustit pokud předmět odpovídá danému regulárnímu výrazu. Na základě toho se může stát libovolná akce, ne jen navázání.

Dále je nutné na support zaslat následující údaje potřebné pro úspěšné donastavení akce.

• Server příchozí pošty např. imap.gmail.com
• Číslo portu např. 993
• Vaše e-mailová adresa a heslo k ní

V praxi to funguje tak, že pokud na mailbox, který kontrolujeme dorazí email s předmětem obsahující ID procesu, pak tento email přiřadíme k procesu a viditelný bude ve widgetu Emaily.

Nastavení parametru akce s využitím výrazu (funkce)

Jako parametr automatizace je možné nastavit níže uvedené funkce.

Ukázka nastavení parametru automatizace s využitím níže uvedených funkcí

substring_index(filter_ml_type(filter_ml_state(find_ml_by_attachment("%ML_PARAM_PRODUCT_NAME_SET[49].xlsx"), 3), 191), ",", 1)

find_ml_by_attachment - Vyhledá v aktuální lokaci všechna ID procesů, které mají k sobě vázánu souborovou přílohu s daným názvem.
Vstup:

• EFMBA_FILENAME - název souborové přílohy, může obsahovat i znak * zastupující libovolný podřetězec

Výstup: Čárkou oddělený seznam ID procesu splňující podmínky.

filter_ml_state - Filtruje předaný seznam ID procesu na ty, které jsou v daném stavu
Vstup:

• EMSF_ML_IDS: čárkou oddělený seznam ID procesu,
• EMSF_STATE: filtrovaný stav procesu, 1 - nahlášeno, 2 - probíhá, 3 - ukončeno

Výstup: Čárkou oddělený seznam ID procesu splňující podmínky.

filter_ml_type - Filtruje předaný seznam ID procesu na ty, které jsou daného typu Vstup:

• EMSF_ML_IDS: čárkou oddělený seznam ID procesu
• EMSF_MTT_ID: filtrovaný typ procesu

Výstup: Čárkou oddělený seznam ID procesu splňující podmínky.

---

Vytvoření objednávky

ZADÁNÍ: Při vytvoření procesu vznikne hlavička nové objednávky bez přiřazeného produktu (ten bude přiřazen k hlavičce objednávky ručně). Datum přijetí objednávky bude nastaven na stejný čas, kdy dojde k prvnímu uložení procesu. Objednávka bude přiřazena zákazníkovi vybraném v procesu (widget Zákazník). Jako obchodník dané objednávky bude veden aktuálně přihlášený operátor, který proces uloží. Název objednávky bude pojmenován pomocí konstantího textu. Nakonec nastavíme ID Procesu, aby objednávka byla po uložení procesu ihned připojena a tím pádem viditelná ve widgetu Objednávky.

Událost a její podmínky: Objekt - Proces, Událost - Vytvoření

---

Tlačítka pro akce

V systému lze nastavit spuštění akcí v procesu na kliknutí tlačítka. Toto tlačítko si můžete sami vytvořit a přiřadit mu akci. Vlastní tlačítko si nadefinujete v modulu Nastavení procesů, záložka Stavy a parametry.

Ukázka vytvoření vlastního tlačítka bez výběru konkrétní akce

Ukázka zobrazení vlastního tlačítka ve spodní části procesu

---

Související oprávnění

Následující oprávnění můžete spravovat v modulu ADMINISTRÁTOŘI

.

MODULE	Pro zpřístupnění modulu Automatizace nastavte hodnotu WORKFLOW
MENU_ITEM	Právo určuje zobrazení položek v menu, pro zobrazení položky Automatizace nastavte hodnotu PROCESS
MENU_ITEM	Právo určuje zobrazení položek v menu, pro zobrazení položky Automatizace nastavte hodnotu PROCESS.WORKFLOW
WORKFLOW_ACTION.CREATE	Automatizace / Automatické podmíněné akce / Vytvoření nové automatizace
WORKFLOW_ACTION.EDIT	Automatizace / Automatické podmíněné akce / Editace automatizace
WORKFLOW_ACTION.DELETE	Automatizace / Automatické podmíněné akce / Smazání automatizace
MAINTENANCE_SETTING.MAINTENANCE_LIST_CONFIG_BUTTONS.ACTION.INSERT	Modul procesy / Stavy a parametry / Tlačítka pro akce / Vložení tlačítka
MAINTENANCE_SETTING.MAINTENANCE_LIST_CONFIG_BUTTONS.ACTION.EDIT	Modul procesy / Stavy a parametry / Tlačítka pro akce / Editace tlačítka
MAINTENANCE_SETTING.MAINTENANCE_LIST_CONFIG_BUTTONS.ACTION.DELETE	Modul procesy / Stavy a parametry / Tlačítka pro akce / Smazání tlačítka

Zpět na:

• Úkoly
• Detail procesu
• Notifikace
•  MANGO  Control