Školení: Vymáhání pohledávek

1. Jak se vyhnout vymáhání?

1.1. Postpaid > Prepaid služeb

Více info: Billing - účtování produktů a služeb
Více info: Úhrada služeb předplatným uniCredit dle splatnosti předpisu

2. Jak efektivně vymáhat pohledávky

Případová studie

Více info: Jak na upomínací proces

2.1. Koncepce

• Poplatky (vystavení upomínky, odblokování služby).
• Hromadné generování N upomínek a expedice s automaticky zvoleným obsahem dle pořadí upomínky.
• Přerušení procesu upomínání do určitého data (avízo).
• Hromadné zablokování a odblokování služeb.
• E-mailová notifikace o změnách ve vymáhání.
• Evidence stavu procesu vymáhání aj.

3. Nastavení

3.1. Nastavení poplatků

V modulu

PRODUKTY/SLUŽBY

definovat službu třídy "Obecná služba", periodicita "jednorázová" s výší poplatku za vystavení upomínky (pro každé pořadí upomínky může být jiná cena), billing plán bez fakturace (poplatek má být uveden pouze na upomínce). Obdobně lze nastavit poplatek za připojení služeb po odblokování (účtuje se po odblokování první služby), s tím rozdílem, že billing plán by mohl být jako nucený a "Fakturace zpětně".

Poplatek za vystavení služby

3.2. Nastavení skupiny pro Externí vymáhání a Odprodej pohledávek

Do skupiny budou automaticky zařazeni zákazníci po zahrnutí do externího vymáhání. V modulu

SKUPINY ZÁKAZNÍKŮ

vytvořit skupinu typu Ostatní, Cílová tabulka Skupina zákazníků.

Stejným způsobem lze vytvořit skupinu pro odprodej pohledávek (po odprodání pohledávky bude zákazník zařazen do této skupiny). Se zákazníky, kteří jsou ve skupině na externí vymáhání nelze dále pracovat v procesu upomínání. Je možné si ale tyto zákazníky přeřadit do skupiny "Odprodej pohledávky", která Vám dovolí dále pracovat se zákazníkem v procesu vymáhání (při dalších pohledávkách), ale budete při práci se službami zákazníka upozorněni na riziko, že zákazník je nespolehlivý, co se týká úhrady za Vámi poskytované služby.

3.3. Šablony

V šabloně upomínky lze nastavit odlišné texty dle pořadí upomínky.

sablona-poradi

4. Standardní průběh vymáhání pohledávek

Před zahájením vymáhání je vhodné (nutné) provést:

• import plateb (při plném uhrazení dojde k ukončení procesu vymáhání, případně se uhradí dlužné předpisy)
• přegenerovat modul Pohledávek (zohlednění importu plateb)

4.1. Automatizace upomínek

Pro možnost nastavení automatizace je potřeba mít práva DEBITS.DEBITS_USER.ACTION_TOFIX.AUTOMATION_SETUP a REMINDER.AUTOMATION.SETUP. Práva jsou zahrnuta v obecných rolích "Modul Finance (Upomínky) – admin" a "Role finance – admin".

Uživateli chodí notifikace o provedení automatizace.

4.2. Generování upomínek

Modul

POHLEDÁVKY

, provést akci na generování upomínky u max. 10 zákazníků (omezit filtry Dluh od - do, Splatnost dní).

4.3. Storno a expedice upomínek

Modul

UPOMÍNKY

.

Dokud nedojde k expedici upomínky, lze ji smazat (v případě 1.upomínky dojde i k ukončení procesu vymáhání).

4.4. Avízo

V modulu

WIZARD

akce Avízo nebo v modulu

POHLEDÁVKY

akce "Přerušení procesu upomínání do určitého data". Akci lze použít ještě před samotným zahájením procesu vymáhání.

4.5. Zablokování služeb

V modulu

POHLEDÁVKY

akce "Hromadné zablokování nebo ukončení služeb". Zvolit volbu "Bez provisioningu" s hodnotou "Blokování služeb".

U někoho nemusí dojít k zablokování, protože nemá např. vhodné služby (jednorázové se neblokují).

Uživateli chodí notifikace s předmětem "Hromadná operace se službami zákazníků".

OK. U Zákazníka Kovář Vladimír ID: 282884 provedeno zablokování všech služeb
...

4.6. Nucené ukončení procesu vymáhání

V modulu

POHLEDÁVKY

akce "Nucené ukončení procesu vymáhání". Případné zablokované služby zůstanou zablokované.

4.7. Odblokování služeb

V modulu

POHLEDÁVKY

akce "Hromadné odblokování služeb". Není potřeba manuálně řešit. Při úhradě celé upomínky dochází k automatickému odblokování služeb.

4.8. Ukončení služeb

V modulu

POHLEDÁVKY

akce "Hromadné zablokování nebo ukončení služeb". Zvolit volbu "Bez provisioningu" s hodnotou "Ukončení služeb".

4.9. Externí vymáhání

V modulu

POHLEDÁVKY

akce "Předání k externímu vymáhání".

4.10. Odprodej pohledávky

Modul

PLATBY

, záložka Účty, založit pokladnu na odprodej, příznak Odpisy.
Modul

POHLEDÁVKY

, záložka Dle předpisu, akce "Vytvoření odpisů k vyfiltrovaným předpisům".

5. Identifikace průběhu vymáhání

• Na kartě zákazníka, v tabulce "Historie zákazníka, produktů a služeb", lze po odškrtnutí volby "Pouze k produktu/službě" a zaškrtnutí volby "Pouze vymáhání" zobrazit historii procesu vymáhání.
• Na kartě zákazníka, ve formuláři "Detaily" se zobrazuje aktuální průběh. Po najetí kurzoru na "Stav vymáhání" lze zobrazit historii.
• V modulu
  WIZARD
  , ve formuláři "Detail zákazníka" se zobrazuje aktuální průběh. Po najetí kurzoru na "Stav vymáhání" lze zobrazit historii.

6. Notifikace

6.1. Hromadná operace se službami zákazníků

Systém při hromadných operacích informuje uživatele o výsledku (např. akce na zablokování služeb).

6.2. Změna splatnosti

Systém kontroluje změny splatnosti služeb ve vymáhacím procesu (např. při změně billing plánu, po zablokování služby s vystavením nové faktury s jinou splatností).

ID zákazníka   ID upomínky   ID služby    Datum splatnosti   Název služby
      1234         53789       123456     14.05.2016         Služba A

6.3. Ukončení procesu vymáhání

K ukončení vymáhacího procesu může dojít za předpokladů:

• provede se ruční ukončení procesu vymáhání
• aktivuje se nová služba zákazníkovi (když je možné zákazníkovi aktivovat službu, už nemá být vymáhán)
• dojde k uhrazení pohledávky: pokud došlo ke spárování platby k dlužným předpisům služeb (přepárování plateb, import nových plateb)

7. Modul Pohledávky

Sloupce Stav vymáhání, Datum akce a Dávky.

Filtry Dní od změny, Vymáhací proces, Stav a Dávka.

8. Plánování procesu vymáhání

• Automatické vytvoření úkolů k vymáhacím procesům, úkol je evidován na lidský zdroj (prezentuje člověka nebo skupinu lidí)
• Proces obsahuje evidenci: Pořadové číslo, druh, vazbu na dávky z pohledávek
• Úkol obsahuje informaci o požadované akci (Generování 1. upomínky, Generování 2. upomínky,…)
• Jsou zavedeny kontrolní mechanismy pro pořadí zpracování jednotlivých úkolů, automatické dokončování.
• Odesílají se informační e-maily

Více info: Jak na plánování vymáhacího procesu

9. Věková struktura pohledávek

V modulu

POHLEDÁVKY

, záložce Věková struktura lze sledovat stav pohledávky dle stáří dokladu. Období 1-30, 31-60,... lze definovat dle potřeby (můžete mít např. 1-45,...).

10. Kontrolní test

Kontrolní test a jeho vyhodnocení.

• TEST-SLEPY-Skoleni-Vymahani_pohledavek.pdf: Slepý test - Vymáhání pohledávek.

11. Diskuse