Úhrada služeb předplatným uniCredit dle splatnosti předpisu

Máte problém s dlužníky? Řešení upomínek a vymáhání dluhů vám zabírá spoustu času? Připravili jsme pro vás řešení - úhradu periodických i jednorázových služeb pomocí předplatného.

Má zákazník dostatečný kredit na celou periodu služby? Pokud má, tak mu  MANGO  automaticky na začátku periody službu z kreditu uhradí a pokud nemá, službu mu zablokuje a její cenu sníží na nulu. Pokud si zákazník kredit dodatečně navýší, služba se mu odblokuje a z kreditu uhradí na celou plovoucí periodu.

K evidenci kreditu, jeho dobíjení a čerpání slouží služba uniCredit. Informaci o dobití/čerpání kreditu lze posílat e-mailem/SMS. Dobíjení kreditu je možné provádět platbami v hotovosti, bankovními příkazy nebo platbami kartou s uvedením VS uniCredit služby. Z kreditu se na začátku periody automaticky uhradí předpis služby, která má předplatné využívat. Za uhrazení služby se považuje napárování částky z uniCreditu odpovídající výši předpisu na celou plovoucí periodu. Pokud je k datumu splatnosti, který je billing plánem ( Více info: Billing plán) nastaven na poslední den aktuálního období, nedostatečný disponibilní zůstatek uniCreditu, služba je k následujícímu dni (datum expirace) zablokována. V okamžiku dostatečného navýšení kreditu a následného uhrazení zablokované služby dojde k odblokování služby, případně k posunu začátku plovoucí periody ke dni napárování platby a posunu datumu expirace na první den následující periody. V případě ukončení služby v období zaplacené periody se zůstatek vrací na uniCredit ( Více info: Ukončení služby).

Tento způsob předplatného uniCredit funguje plně automaticky. Import plateb, jejich párování na uniCredit, úhrada služeb, jejich blokování i odblokování je prováděno v nastaveném intervalu. Ručně je možné provádět případné korekce uniCreditu způsobené například nesprávným napárováním platby s uvedeným chybným variabilním symbolem. Ručním zásahem je možné provést i odblokování služby posunutím datumu expirace.

.

1. uniCredit

Služba uniCredit může být na základě interního nastavení aktivována při vytvoření zákazníka. Služba přebírá variabilní symbol z variabilního symbolu zákazníka. Služba může být aktivována i ručně.

Z uniCreditu jsou nejprve hrazeny pokuty, dále pak jednorázové služby a nakonec periodické služby.

Po vložení platby do  MANGO  s variabilním symbolem uniCredit služby zákazníka (bankovním příkazem, platební kartou, hotovosti) se na základě interního nastavení provede dohledání zákazníka a napárování platby. Chybějící nebo chybný variabilní symbol je možné editovat a poté spustit párování znovu.

Více info: Referenční popis modulu Platby

Po napárování platby na uniCredit službu zákazníka se při nejbližším generování dokladů vygeneruje a vyexpeduje zálohový daňový doklad. Automatické generování a expedice dokladů se provádí na základě interního nastavení. Obvykle je to každý den v podvečer.

Více info: Generování dokladů a jejich expedice

Pro ruční korekci kreditu zákazníka lze využít akční tlačítka:

• Odpárování uniCreditu ze služby zákazníka
• Vložení platby v hotovosti na uniCredit
• Vrácení částky z uniCreditu
• Kontrola Unicreditu, blokování a odblokování služeb

Více info: Referenční popis modulu Karta zákazníka

2. Aktivace služby

Služby zákazníka hrazené tímto billingem musí být aktivovány s billing plánem ( Více info: Billing plán), který je konfigurován interně.

Služby s tímto billing plánem mohou mít nastavenou pouze plovoucí periodu.

Služby s tímto billing plánem musí mít povolené přiřazení k uniCreditu. To lze nastavit v definici služeb ( Více info: Referenční popis modulu Produkty/služby). Pokud je přiřazení k uniCreditu nastaveno s hodnotou "Lze přiřadit, standardně nepřiřazovat", tak je službu zákazníka nejprve v modulu

KARTA ZÁKAZNÍKA

na záložce uniCredit v tabulce Povolené služby povolit.

Pokud dochází k aktivaci balíčku na SetTopBoxu, tak se datum "Platit od" u tohoto balíčku řídí skutečnou expirací, nejen prvním následujícím předpisem bázové služby. Pokud ale aktivaci dělá operátor v OpCare, neprovádí se žádná kontrola a závislou službu to dovolí aktivovat s jinou platností od-do než má bázová služba. Pokud se aktivuje balíček k již zaplacené bázové službě, na kterou existuje faktura, tak při vložení platby na unicredit nedojde k úhradě (došlo by totiž ke dvojímu odvodu DPH - ze zálohy unicreditu i z předpisu, kde nebyla záloha zohledněna).

Při aktivaci služby zákazníka je vhodné posunout datum Platit od o několik dní dopředu, aby zákazník měl prostor dobít uniCredit a tím zajisti uhrazení služby. Tímto datumem začíná perioda předpisu.

Plovoucí periodu lze opakovaně změnit ve stejném období a se stejným datem nebo starším (může dojít k případnému nahrazení původní změny a smazání všech naplánovaných do budoucna). Příklady:

• Pokud bude naplánovaná změna periody na 5.2.2016, pak např. na 1.4.2016, a pokud za předpokladu splnění všech standardních podmínek (kontrola na uzávěrku, vystavenou fakturu, úhradu - datum expirace) se zadá další změna od 4.2.2016, dojde ke smazání změny z 5.2. i 1.4.2016 a bude platit změna od 4.2.2016.
• Pokud bude naplánovaná změna periody na 5.2.2016 a zadá nová změna také na 5.2.2016, dojde k nahrazení původní periody novou od 5.2.2016.
• Pokud bude naplánovaná změna od 5.2.2016 a zadala by se změna od 6.2.2016, a toto datum by bylo ve stejné periodě, nebude takováto změna povolena. Pozn.: To by bylo možné jen v případě, že 5.2. je poslední den (u předpisu platno do) a 6.2. je první den dalšího předpisu.

3. Blokování služby billingem

Pokud má zákazník nedostatečný uniCredit ke dni splatnosti předpisu, systém mu může provést zablokování billingem. Zablokování billingem se provádí na celou periodu služby. Pro jednotlivé třídy služeb je možné interně nastavit, zda se zablokované služby budou účtovat nebo ne. Pro tento billing je doporučeno nastavit pozastavení billingu pro zablokované služby. U zákazníků pak nevznikají neuhrazené nenulové předpisy. Služby zablokované ručně billing neblokuje a naopak služby zablokované billingem nelze blokovat ručně. Toto neplatí pro jednorázové služby. Ty nejdou blokovat ručně.

Pokud si zákazník navýší kredit a bude mít zablokovanou službu, dojde k uhrazení předpisu služby (napárování odpovídající částky uniCreditu na aktuální předpis) a zároveň bude služba automaticky odblokovaná. Vše k aktuálnímu datumu. Tím dojde i k posunu periody předpisu služby. Začátkem periody je potom aktuální den.

Cenu zablokované služby je možné zobrazit ve volitelném sloupci Blokováno ( Více info: Referenční popis modulu Karta zákazníka).

4. Ruční blokování služeb

Ruční blokování služeb nelze kombinovat s blokováním služeb billingem (viz kapitola Blokování služby billingem). Služba ručně zablokovaná musí být nejprve ručně odblokovaná a pak ji teprve bude případně blokovat billing. A naopak, službu zablokovanou billingem není možné zablokovat ručně. Ruční blokování lze provést akčním tlačítkem Blokování služby.

Pokud je služba blokována ručně, nepočítá se doba blokování do offline dní. Pokud je souběžně s ní blokována ještě jiná služba, doba se kvůli této službě započítává. Balíčky je potřeba blokovat samostatně!
Pokud se provede ruční zablokování, nepůjde služba odblokovat automatickou kontrolou unicreditu, i když bude mít zákazník dostatečný kredit.
Pokud bude služba zablokována automaticky, nepůjde ručně odblokovat.
Při zablokování služby se nekontroluje, zda bylo předchozí odblokování provedeno ručně nebo automatem.
Pokud provedete ruční odblokování, nastaví se nový začátek plovoucí periody, což ovlivní i datum expirace. Pokud chcete ruční odblokování posunout, smažte z historie záznam o odblokování (tím se smaže i případný datum posun periody). Záznamy o zablokování/odblokování lze z historie smazat jen pro ruční akce. Pak případně nastavíte nové odblokování.
Ruční blokování ovlivňuje expiraci. Pokud je datum ručního zablokování starší nebo rovno datumu expirace, provede se posum expirace podle datumu ručního odblokování. Automatické blokování expiraci neposouvá.

Více info: Referenční popis modulu Karta zákazníka

5. Ukončení služby

Služby lze v průběhu zaplacené periody ukončit. V případě, že se mění výše ceny služby, systém postupuje následovně:

• Pokud je předpis v uzávěrce, vytváří se opravný daňový doklad (dále jen ODD) s poznámkou "Ukončení služby". Tím vzniká přeplatek a tento přeplatek je převeden na zůstatek uniCreditu. Zároveň vznikne záznam do historie uniCreditu (Přeplatek při předčasném ukončení služby). Takto vytvořený ODD a převod na uniCredit se nezahrnuje do účetnictví. DPH se zúčtuje, až pokud se bude zákazníkovi vracet částka z uniCreditu.
• Pokud není předpis v uzávěrce, provede se přepočet předpisu. Platba v původní výši se odpáruje a provede se znovu napárování nově vypočtené částky. Zůstatek se vrátí na uniCredit - vznikne záznam do historie uniCreditu (Odpárování platby a Čerpání při uhrazení služby).

V případě, že existuje na ukončované období faktura, musí se faktura ručně stornovat, jinak systém oznámí hlášku:
"Služba A (SA_ID=123456) zákazníka X Y (12345) nebyla ukončena, nepodařilo se přepárovaní platby na unicredit.
Platbu nelze odpárovat od předpisu.
Předpis, ke kterému je unicredit napárován, je v nestornované faktuře".

6. Offline kredit a pokuta za překročení offline limitu

U zákazníka je možné sledovat offline kredit. Do offline kreditu se postupně načítají dny, kdy měl zákazník alespoň jednu službu z důvodu nedostatečného uniCreditu zablokovanou. Při dosažení offline limitu, který je nastaven interně, systém může vygenerovat pokutu formou jednorázové služby. Tato služba musí mít nastaven příznak Pokuta v definici služby ( Více info: Referenční popis modulu Produkty/služby).

Offline kredit se nuluje, až po uhrazení pokuty.

Aktuální stav Offline kreditu je možné zobrazit jako volitelný sloupec v modulu ZÁKAZNÍCI

U služby pokuta je vhodné povolit pomocí položky Výchozí billing plán a Nucený BP ( Více info: Referenční popis modulu Produkty/služby) pouze billing plán ( Více info: Billing plán), který je popisován v tomto článku.

6.1 Upozornění na blížící se vyčerpání off-line dnů

Systém umožňuje s předstihem upozornit zákazníka na blížící se vyčerpání offline dnů. K tomuto účelu existují globální

ŠABLONY

"OFFLINE_DAYS_NOTIFY" pro email i sms. Pro šablony jsou vytvořeny proměnné %DATE (aktuální datum volání kontroly), %ACTUAL_OFFLINE_DAYS, která vypíše aktuální počet off-line dní. V případě zájmu o tuto funkcionalitu je potřeba se supportem domluvit hodnotu offlimitu a počet dní před dosažením tohoto limitu, kdy bude systém zasílat notifikaci. Pokud dojde k expedici, založí se záznam do historie zákazníka jako událost "Upozornění offline dnů".

Příklad: Pokud je nastaven offlimit na 60 a počet dní před dosažením offlimitu na 5, tak se při prvním zavolání pošle e-mail nebo sms zákazníkům s off-line dny 55. Při dalším zavolání už se stejným zákazníkům nepošle, jen těm, kteří dosáhnou hranice 55 dnů. Pokud by se tedy kontrola volala každý den, bude se zpráva posílat jen zákazníkům s 55 off-line dny. Pokud dojde k vynulování off-line dnů, začne napočítávání znovu od při dosažení 55 se bude opět posílat zpráva.

7. Pokuta za nedodržení smluvního závazku

Pokud má zákazník nedostatečný uniCredit pro uhrazení služeb se smluvním závazkem a má během závazku službu zablokovanou, systém může vygenerovat pokutu formou jednorázové služby ve výši odpovídající neuhrazenému předpisu. Interně lze nastavit, zda se bude nedodržení smluvního závazku kontrolovat při odblokování služby, při přechodu služby na jinou nebo při ukončení služby. Dny, kdy má zákazník službu se závazkem zablokovanou, se nepočítají do offline kreditu.

V modulu produkty a služby musí být nadefinována jednorázová služba, která bude zákazníkovi aktivována při nedodržení smluvního závazku. Její ID musí být v interním nastavení.

8. Datum expirace

Datum začátku nejstaršího nezaplaceného předpisu je označován jako datum expirace. Datum expirace lze ručním zásahem posunout. Důvodem k tomu může být např. vstřícnost k zákazníkovi při jeho opožděné platbě.

Posun data expirace lze provést akčním tlačítkem Posun expirace. Tlačítko lze použít jen u služby s tímto billing plánem (billing plán "Předplatné Unicredit" pro ostatní služby - ty, co jsou hrazeny přes UniCredit). Pro služby s kalendářní periodou použijte akční tlačítko Editace dalších parametrů služby. Pokud byste akci Editace dalších parametrů služby spustili nad službou, u které se datum expirace má posouvat akcí Posun začátku datumu placení, je pole pro zadání data v dialogu Editace dalších parametrů služby zneaktivněno.

Posunutí data expirace do budoucnosti způsobí odblokování zablokované služby k aktuálnímu dni. Pokud se tento posun provádí v první neuhrazené periodě služby a služba není v uzávěrce, posunuje se datum Platit od. V období od aktuálního dne do nově nastaveného data expirace je služba odblokovaná a není zákazníkovi účtována.

Více info: Referenční popis modulu Karta zákazníka

9. Generování dokladů a jejich expedice

9.1. Typy dokladů

9.1.1. Výzvy k úhradě

Systém může na základě interního nastavení billing plánu generovat výzvy k úhradě. Navíc je možné každému zákazníkovi jednotlivě umožnit pomocí parametrů zákazníka zakazovat/povolovat generování výzev k úhradě a zároveň určovat jak dlouho dopředu se mají výzvy k úhradě generovat. K tomu slouží parametry:

• zasílat výzvy k úhradě (proforma_invoice_notify)
• počet dní před platností předpisu (proforma_invoice_notify_limit)

Oba parametry jsou konfigurovány interně včetně nastavení billing plánu. Jejich hodnoty je možné měnit operátorem ( Více info: Referenční popis modulu Zákazníci). Pokud nejsou tyto parametry nastavené a u zákazníků použité, výzvy k úhradě se odesílají všem zákazníkům stejně dle nastavení billing plánu ( Více info: Billing plán).

Výzvy k úhradě mají svojí číselnou řadu VS a e-mailovou adresu, ze které budou odesílány.

9.1.2. Zálohové daňové doklady

Systém může na základě interního nastavení billing plánu ( Více info: Billing plán) generovat zálohové daňové doklady. Zálohový daňový doklad se může vygenerovat až po napárování platby na uniCredit.

Zálohové daňové doklady mají svojí číselnou řadu VS a e-mailovou adresu, ze které budou odesílány.

9.1.3. Faktury

Systém může na základě interního nastavení billing plánu ( Více info: Billing plán) generovat faktury. Faktura se může vygenerovat až po napárování platby z uniCreditu na příslušný předpis služby.

Faktury mají svojí číselnou řadu VS a e-mailovou adresu, ze které budou odesílány.

9.1.4. Opravné daňové doklady na platby

Systém může na základě interního nastavení billing plánu ( Více info: Billing plán) generovat opravné daňové doklady na platby. Jedná se o opravné daňové doklady na zálohové platby na uniCredit.

Opravné daňové doklady na platby mají svojí číselnou řadu VS a e-mailovou adresu, ze které budou odesílány.

9.2. Generování dokladů

Všechny výše uvedené doklady lze generovat ručně nebo automaticky. Doporučuje nechat si nastavit automatické generování (systém sám každý den bude kontrolovat, zdali jsou nějaké předpisy vhodné ke generování).

Ruční generování dokladů je možné provádět v modulu

DOKLADY

.

Automatické generování je konfigurováno interně. Nastavení obsahuje především čas nebo interval, kdy se má generování spouštět, pro jaké doklady se má generování provádět a na jaký email bude odesílán report o výsledku generování.

Více info: Referenční popis modulu Doklady

9.3. Expedice dokladů

Všechny výše uvedené doklady lze expedovat ručně nebo automaticky. Doporučuje nechat si nastavit automatickou expedici (systém sám každý den bude kontrolovat, zdali jsou nějaké doklady vhodné k expedici).

Ruční expedici dokladů je možné provádět v modulu

DOKLADY

.

Automatická expedice je konfigurována interně. Nastavení obsahuje především čas nebo interval, kdy se má expedice spouštět, pro jaké doklady se má expedice provádět a na jaký email bude odesílán report o výsledku expedice. Důležitým parametrem nastavení jsou id šablon PDF dokumentů, které budou pro expedici použity. Pro expedici dokladů jsou důležité šablony jednotlivých dokladů (PDF) a pro expedici emailem i šablony pro předmět i tělo emailu. U těchto šablon je třeba zachovat jejich název. Na základě tohoto názvu se šablony při expedici dohledávají. Pokud nejsou nalezeny lokační šablony, použijí se globální.

Doklad	Typ šablony	Název šablony	Obsah	Identifikátor
Faktura	Faktura	libovolný	PDF	ID šablony
Faktura	Předmět e-mailu (systémový)	INVOICE_SEND_EMAIL	text	název šablony
Faktura	Text e-mailu (systémový)	INVOICE_SEND_EMAIL	text	název šablony
Výzva k úhradě	Výzva k úhradě	libovolný	PDF	ID šablony
Výzva k úhradě	Předmět e-mailu (systémový)	PROFORMA_SEND_EMAIL	text	název šablony
Výzva k úhradě	Text e-mailu (systémový)	PROFORMA_SEND_EMAIL	text	název šablony
Zálohový daňový doklad	Zálohový daňový doklad (faktury)	libovolný	PDF	ID šablony
Zálohový daňový doklad	Předmět e-mailu (systémový)	ADVANCE_SEND_EMAIL	text	název šablony
Zálohový daňový doklad	Text e-mailu (systémový)	ADVANCE_SEND_EMAIL	text	název šablony

Více info: Referenční popis modulu Doklady

10. Automatické akce

10.1. Automatický import banky

Více info: Úhrady produktů a služeb

U bankovních účtů s typem importu GPC, GPP, ACE (Raiffeinsen Bank), MT940 (Tatra banka) a SAP MT940 (Citibank) můžete položkou Datum platby nastavit, jestli datum platby bude brán ze záhlaví importovaného souboru nebo z položek jednotlivých plateb.

Zpět na obsah: Úhrada služeb předplatným uniCredit dle splatnosti předpisu

---

10.2. Automatická úhrada služeb a blokování služeb

Automatická úhrada služeb z uniCreditu zákazníka dle splatnosti předpisů a následné případné blokování neuhrazených služeb je prováděno automaticky interním skriptem. V nastavený čas jsou zkontrolovány všechny neuhrazené předpisy, které mají splatnost v minulosti (splatnost se nastavuje interně v billing plánu) a jsou neuhrazené. Pokud má zákazník dostatečný kredit, tak je služba na aktuální celou plovoucí periodu uhrazena (viz. kapitola Faktury). Pokud je kredit nedostatečný, služba je zablokována a cena snížena na 0,00 (viz. kapitola Blokování služby billingem).

Na základě interního nastavení je možné zajistit provádění automatické kontroly pouze v pracovní dny.

10.3. Automatické generování dokladů

Více info: kapitola 8.2. Generování dokladů

10.4. Automatické generování pokut

10.5. Informování zákazníka o dobití/čerpání kreditu

Informování zákazníků pomocí e-mailu nebo SMS o čerpání, resp. dobití kreditu může, ale nemusí probíhat dle nastavených komunikačních kanálů zákazníka. Konkrétní nastavení pro vás připraví zákaznická podpora. Zákazník si pak může v zákaznické zóně formou parametru zákazníka určit zda chce a jakým komunikačním kanálem zasílat informaci o čerpání, resp. dobití kreditu. Nastavení může provést i uživatel systému nastavením zákaznických parametrů "Zasílat informace o dobití předplatného" a nebo "Zasílat informace o čerpaní předplatného" viz modul

ZÁKAZNÍCI

, tabulka Parametry zákazníka.

Název parametrů lze změnit.

10.5.1. Šablony

Pro zasílání informací zákazníkům si vytvořte šablony:

• Název: UNICREDIT_LOAD (e-mail o dobití)
• Název: SMS_UNICREDIT_LOAD (SMS o dobití)
• Název: UNICREDIT_SPEND (e-mail o čerpání)
• Název: SMS_UNICREDIT_SPEND (SMS o čerpání)

Jak na šablony.

Doporučujeme zachovat výše uvedené názvy šablon.

Pro e-mail využijte typ šablon Text e-mailu (systémový) a Předmět e-mailu (systémový). Pro SMS využijte typ šablony Text SMS (systémový).

Šablony mohou obsahovat tyto informace:

• datum
• název služby, na kterou se čerpá
• částka
• datum expirace
• zůstatek kreditu

10.5.2. Automatizace

Expedice probíhá na základě nastavených akcí v modulu

AUTOMATIZACE

, které vám zákaznická podpora připraví.

Zpět na:

• Účtování produktů a služeb
• Jak na definici produktu/služby
• Jak na správu karty zákazníka
• Unicredit bodový-finanční
• Referenční popis modulu Automatizace
• Referenční popis modulu Produkty/služby
• Kuki