Billing - způsoby úhrady

Zajímá Vás jakými způsoby může zákazník uhradit své OBJEDNÁVKY

? Tato kapitola má za cíl představit jednotlivé způsoby úhrady, vysvětlit k čemu slouží, kdy a jak je vhodné jejich použítí.

1. Úvod

Na počátku je potřeba si ujasnit, že způsob úhrady se rovná tzv. billing plánu, který je v CIBS reprezentován jako souhrn nástrojů, nastavení, akcí a výstupů, pomocí kterých jsou realizovány jednotlivé účetní případy. Jedná se především o billing plány, párování předpisů a plateb, daňové doklady, platby apod. Aby mohl zákazník v rámci objednávání zvolit tento způsob úhrady, je nutné, aby ho měl povolen, to můžete zajistit v dialogu editace zákazníka v části 'Povolené billing plány'.

V okamžiku kdy zákazník začne tvořit objednávku, tzn. že vloží produkt do nákupního košíku, dojde v CIBSu v modulu OBJEDNÁVKY

k vytvoření nové objednávky ve stavu 'Otevřená'.

Jakmile se zákazník dostane do rekapitulace objednávky, je povinen vybrat jeden z následujících způsobů úhrady:

2. Unicredit

Zobrazení způsobu úhrady v případě unicreditu v rekapitulaci objednávky reaguje na to, zda zákazník má k plnému vykrytí objednávky kreditu dostatek, nebo je potřeba mu dát k dispozici možnosti jeho dobití. Podrobnější informace k zobrazení v jednotlivých případech naleznete v dokumentaci Selfcare, přímo kapitoly "3.5.4 Rekapitulace objednávky, platba".

Zákazník hradí své objednávky prostřednictvím unicreditu, který si dobíjí převodem z účtu, platební kartou nebo vložením hotovosti na provozovně.

2.1 Dobití kreditu bankovním převodem

Při dokončení objednávky systém zkontroluje zda má zákazník dostatek kreditu pro uhrazení celé objednávky. Pokud má kreditu dostatek je objednávka z pohledu zákazníka úspěšně dokončena. V CIBSu se objednávka změní ze stavu 'Otevřená' do stavu 'Objednaná' a zákazníkovi příjde info emailem (obsah emailu můžete libovolně měnit). Takováto objednávka je připravena k výrobě a následné expedici zákazníkovi. Pokud zákazník nemá dostatek kreditu je potřeba, aby provedl jeho dobití. Vzhledem k tomu, že název způsobu úhrady vychází z názvu definovaného billing plánu a ten si můžete pojmenovat jak chcete, nebudu se odkazovat na přesné názvosloví. Pro naše účely můžete použít název např. 'Dobití kreditu bankovním převodem'. Systém tedy zjistí, že zákazník nemá dostatek kreditu a chce ho dobít bankovním převodem. Na základě výběru systém oznámí zákazníkovi potřebné údaje k převodu (číslo bankovního účtu, variabilní symbol, potřebná částka pro vykrytí celé objednávky).

V praxi to funguje tak, že zákazníkovi příjde email o tom, že objednávka byla přijata ke zpracování (obsah emailu si můžete vytvořit dle Vašich potřeb). Z pohledu vnitřního fungování firmy ovšem budete čekat až zákazník podá pokyn k převodu peněz na Váš bankovní účet, což může zákazník vykonat klidně až za týden. Z tohoto důvodu dojde v okamžiku kdy zákazník potvrdí objednávku v CIBSu ke změně stavu objednávky z 'Otevřená' do stavu 'Objednaná - čeká na platbu'.

Následuje čekání dokud nepříjde zákazníkova platba na Váš účet. Až platba dorazí a Vy nebo systém ji pravidelným importem bankovních výpisů nahrajete do CIBSu, systém provede napárování platby k příslušnému zákazníkovi podle variabilního symbolu. Tím dojde k dobití zákazníkova kreditu. Pokud je částka kreditu dostatečná na celkovou úhradu objednávky, systém automaticky změní stav objednávky z 'Objednaná - čekám na platbu' na 'Objednaná' (v tuto chvíli již zákazníkovi notifikace emailem nejde poněvadž byl upozorněn o přijetí objednávky v okamžiku kdy se změnil její stav z 'Otevřená' na 'Objednaná - čekám na platbu'). Na následujícím obrázku je ukázka platby přijaté od zákazníka převodem z účtu, napárovaná na unicredit zákazníka.

Na následujícím obrázku je možné spatřit změnu stavu objednávky.

Na 'Kartě zákazníka', záložce 'Unicredit', tabulce 'Historie' lze spatřit záznam o dobití. V tabulce 'Rezervace' je záznam o zarezervování kreditu právě pro účely objednávky tzn., že kredit je pro zákazníka vyčerpaný a již není možné ho použít k jiným účelům. Oba záznamy jsou do tabulek vloženy v okamžiku spárování platby se zákazníkem.

V tuto chvíli máte jistotu, že zákazník platbu uhradil a tak nebrání nic v započetí výroby a následné expedici. K výše uvedenému postupu je potřeba si doplnit nějaké informace. Nastane-li situace, kdy bude mít zákazník více otevřených objednávek za různé částky např. Objednávka_1 za 200,- Kč. Objednávka_2 za 100,- Kč a zákazník s nulovým kreditem si dobije 100,- Kč, systém se zachová následovně. Vezme 100,- Kč a navýši kredit zákazníka bez ohledu na počet nebo stavy jeho objednávek. Dále zkontroluje nejstarší objednávku a porovná její cenu s aktuálním stavem kreditu zákazníka. Pokud by zákazník měl kreditu dostatek, nastal by postup, který jsme si již popsali. V našem případě, ale zákazník nebude mít kreditu dostatek takže se změna stavu objednávky z 'Otevřená' -> 'Objednaná - čekám na platbu' konat nebude. Systém bude čekat, dokud zákazník nedobije takovou výše kreditu, aby z ní byl schopen pokrýt celou objednávku. Zcela jistě nenastane situace, kdy by systém zjistil, že na Objednávku_2 zákazník dostatek kreditu má a tak by mohl Objednávku_1 přeskočit.

Dále je potřeba počítat s tím, že může nastat situace kdy si zákazník objedná za částku, která bude vyšší než jeho současný stav kreditu. Co když, ale zavolá s požadavkem na úpravy např. snížit počet kusů z 200 na 100. V tom případě by mohlo dojít k tomu, že cena objednávky se natolik sníží, že aktuální stav kreditu zákazníka najednou bude pro plné vykrytí dostatečný. Jenomže kontrola kreditu s částkou objednávky je vyvolána vložením platby do systému což se nyní konat nebude. K tomuto účelu slouží akce 'Kontrola unicreditu', která onu kontrolu provede a pokud se zjistí, že zákazník má dostatek kreditu pro uhrazení nejstarší objednávky, provede její uhrazení. Právo pro tuto akci se nazývá USER_DETAIL.UNICREDIT.PREPAID_WAITING_CHECK, samotnou akci naleznete na 'Kartě zákazníka', záložka 'uniCredit' .

---

2.2 Dobití kreditu platební kartou

Druhým způsobem, kterým může zákazník dobít unicredit je platební karta. Výběrem tohoto způsobu úhrady v rekapitulaci objednávky je zákazník přesměrován na platební bránu, kde provede úhradu. Aby mohl být tento způsob úhrady dostupný, je nutné mít dokončenu implementaci platební brány. Pro bližší informace týkající se možnosti platebních bran kontaktujte support. Úspěšným dokončením platby v platební bráně vznikne ihned záznam o vložení nové platby v modulu

PLATBY

. Na následujícím obrázku si všimněte, že platba nemá doplněné číslo dokladu, to se doplní v okamžiku kdy bude ať automaticky nebo manuálně naimportován soubor plateb z banky.

Záznam o dobití kreditu lze u zákazníka spatřit na jeho kartě, záložce 'Unicredit', tabulce 'Historie unicredit'.

---

3. Hotovost

Nejčastěji bude využíván v kombinaci s osobním odběrem na provozovně. Zákazník odešle objednávku, jakmile bude vyrobeno, technik objednávku dokončí ( Více info: Zpracování poptávek, nabídek, objednávek provozovatelem.) čímž dojde k vytvoření předpisů pro které může být vygenerován doklad. Jakmile si zákazník příjde vyzvednout zboží, převezmete hotovost a v modulu

PLATBY

vložíte hotovostní platbu, ukázka na následujícím obrázku.

Platbu je dále potřeba s předpisem spárovat, to vykonáte tak, že si v tabulce 'Seznam plateb' vyberete platbu a v tabulce 'Předpis plateb' označíte předpisy na které chcete platbu napárovat. Dále vyvoláte akci 'Přiřadit označené předpisy k platbě', zbytek nastavení je uveden v následujícím obrázku.

Nakonec k platbě vytiskněte pokladní doklad pomocí akce 'Tisk pokladního dokladu'. Pokladní doklad je tvořen šablonou 'ppd_main', kterou si můžete z globální šablony do své lokace zkopírovat a libovolně měnit. Zároveň si můžete vytvořit více šablon a při tisku mezi nimi vybírat.

---

4. Úhradou faktury vystavené po expedici

Tento způsob úhrady nemá nic společného s unicreditem. Výběrem úhrady v rekapitulaci objednávky vznikne v Opcare nová objednávka ve stavu 'Objednaná'. Ihned můžete započít výrobu a předat k expedici. Více info: Zpracování poptávek, nabídek, objednávek provozovatelem.

Jakmile budete mít objednávku vyexpedovanou, vzniknou předpisy pro které je možné vygenerovat doklad (fakturu). Více info: Doklady, platby, uzávěrky, návaznosti na účto.

---

5. Dobírkou

Jedná se o totožný způsob úhrady jako v bode č.4 s tím rozdílem, že zákazníkovi je k objednávce připočten poplatek za dobírku. Tento poplatek je nastaven obecnou jednorázovou službou 'Cena za dobírku'. Cenu služby si můžete změnit v modulu

PRODUKTY/SLUŽBY

.

---

Zpět na:

•  MANGO  Print