Jak na automatické generování a automatickou expedici dokladů

Pokud je v textu chyba či schází nějaká informace, informujte support@mango.cloud, jako předmět uveďte název článku.

Systém nabízí spoustu typů automatizací. Článek poskytuje informace k automatizaci dokladů (faktura, výzva k úhradě, záloha a opravný daňový doklad). Zahoďte tedy plánovače, papírky nalepené na monitorech a usnadněte si práci automatizací pravidelných akcí.

                            

Billing plán

Pro automatickou expedici je potřeba mít u billing plánu nastaven způsob expedice formou dle nastavení zákazníka. Požádejte support@mango.cloud o ověření nastavení.

Více info: Billing plán

Zpět na obsah: Jak na automatické generování a automatickou expedici dokladů

---

Zálohy

Požádejte support@mango.cloud o ověření nastavení generování záloh. Generování záloh by mělo být povoleno od poslední uzávěrky tak, že i když vnikne záloha později než 15 dní od vystavení daňového dokladu, upraví se datum vytvoření zálohy, aby datum odpovídal dle zákona. Toto nastavení zajistí, že se vygenerují všechny zálohy.

Zpět na obsah: Jak na automatické generování a automatickou expedici dokladů

---

Automatické uzávěrky variabilních cen

Požádejte support@mango.cloud o nastavení automatizace uzávěrek variabilních cen, aby se nestalo, že zapomenete provést uzávěrku a systém Vám bez nich vygeneroval doklady.
Informujte support@mango.cloud, jak má nastavit automatizaci.

Podklady k nastavení akce MAKE_CLOSURE: Referenční popis modulu Automatizace.

Zpět na obsah: Jak na automatické generování a automatickou expedici dokladů

---

Automatické generování dokladů

Systém bude automaticky generovat doklady a na zvolenou e-mailovou adresu bude přicházet notifikace o výsledku (podle nastavení: vždy nebo jen když se něco vygenerovalo/vyexpedovalo). Předmět e-mailu "Automaticke generovani dokladu dne DD.MM.RRRR hh:mm:ss".
Informujte support@mango.cloud, jak má nastavit automatizaci.

Podklady k nastavení akce INVOICES_GENERATE: Referenční popis modulu Automatizace.

Zpět na obsah: Jak na automatické generování a automatickou expedici dokladů

---

Automatická expedice dokladů

Systém bude automaticky expedovat doklady a na zvolenou e-mailovou adresu bude přicházet notifikace o výsledku (podle nastavení: vždy nebo jen když se něco vygenerovalo/vyexpedovalo). Předmět e-mailu "Expedice dokladů ke dni: DD.MM.RRRR hh:mm:ss". Expedují se pouze doklady, které mají datum vystavení shodné s datumem spuštění automatizace. Ručně vygenerované doklady s jiným datumem se neexpedují.

Dokumenty pro zákazníky, kteří vyžadují doklad tištěnou formou, budou po dokončení expedice připraveny v modulu

EXPEDICE DOKUMENTŮ

, záložka Fronta, akce .

Informujte support@mango.cloud, jak má nastavit automatizaci.
Podklady k nastavení akce INVOICES_DISPATCH: Referenční popis modulu Automatizace.

Požádejte support@mango.cloud o ověření nastavení e-mailových adres, které mají být použity jako odesílatel expedovaných dokladů (faktura, výzva k úhradě, záloha a opravný daňový doklad).

Zpět na obsah: Jak na automatické generování a automatickou expedici dokladů

---

Automatický výběr šablon

Pro automatickou expedici dokladů je možné zvolit 2 varianty:

• V systému budete manuálně vybírat typ šablony pro manuální expedici, ale pro automatickou expedici budeme mít určenou šablonu. Informujte support@mango.cloud o ID nebo názvu šablon pro každý typ expedovaného dokladu. Podklady k nastavení akce INVOICES_DISPATCH: Referenční popis modulu Automatizace.
  • : Pokud používáte u daného typu dokladu více šablon, budete je moci i nadále používat.
  • : Nebude zajištěna úplná automatizace.
  • : Riziko chybně zvolené šablony.
  • : Budete provádět manuální expedici, starat se o provádění dílčích expedicí per typ dokladu.
  • : Při vytvoření nové šablony, kterou budete chtít použít pro automatickou expedici, musíte oznámit změnu na support@mango.cloud (support v automatizaci změní ID šablony).
• V systému budete využívat automatický výběr šablon.
  • : V dialogu pro expedici dokladů se nebudou nabízet šablony, ale budou automaticky vybírány dle nastavení pravidel výběru šablon: Referenční popis modulu Šablony
  • : Systém bude sám v pravidelném cyklu expedovat doklady, nemusíte každých 14 dní myslet na ruční expedici dokladů.
  • : Informace o výsledku expedice budou zaslány na stanovený e-mail.
  • : Systém připraví dokument k vytištění (v případech, že systém nalezl zákazníka, který chce tištěnou podobu dokladu).
  • : Budete mít více času na důležitější věci, které tvoří Váš business.

Pro automatický výběr šablon pro doklady typu faktura, výzva k úhradě, záloha a opravný daňový doklad musíte mít nastaven automatický výběr u všech typů dokumentů.

Více info: Referenční popis modulu Šablony

Zpět na obsah: Jak na automatické generování a automatickou expedici dokladů

---

FAQ

Dle čeho se systém rozhoduje, jakou formou provede expedici?

Systém se opírá vždy o nastavení komunikačních kanálů zákazníka (e-mail, tisk, SMS). U povoleného kanálu e-mail se navíc kontroluje existence e-mailu. Pokud není uveden, expedice proběhne formou tisk.

Součet dokladů se nerovná součtu dokladů k expedici, proč?

Součet dokladů se nemusí rovnat součtu dokladů k expedici, pokud má zákazník uvedeno více e-mailů. Doklady jsou odesílány na všechny e-maily.

Kde najdu vygenerované doklady?

Faktury, proformy, zálohy a opravné daňové doklady budou po provedení automatizace k dispozici v modulu

DOKLADY

.

Jak postupovat, když se expedice nezdařila?

Pokud se Vám v e-mailu zobrazuje informace viz níže, někdo smazal šablonu a nahradil ji za novou, ale již nepožádal support@mango.cloud a změnu nastavení automatizace. Oznamte změnu na support@mango.cloud (support v automatizaci změní ID šablony) a poté proveďte dodatečnou expedici dokladů hlášeného typu, které se Vám neexpedovaly.

<POČET> <TYP_DOKLADU> nebylo možné vyexpedovat z důvodu chybně zadané šablony ve workflow.
Je potřeba zkontrolovat parametr <TYP_DOKLADU>_TEMPLATE, zda jeho hodnota odpovídá TT_ID příslušné šablony.

Zpět na obsah: Jak na automatické generování a automatickou expedici dokladů

---

Související odkazy

Referenční popis modulu Šablony
Jak na šablony
Referenční popis modulu Automatizace

Odkazující články

• Jak pracovat s daňovými doklady (faktury, zálohy,...)
• Jak expedovat dokumenty
• Jak pracovat s interními daňovými doklady
• Seznam nastavení e-mailových adres
• Referenční popis modulu Automatizace
• Referenční popis modulu Expedice dokumentů
• Referenční popis modulu Doklady
• Referenční popis modulu Předpisy úhrad
• Daňové doklady
• Školení: Billing, předpisy, doklady, automatizace