Číslování smluv, smluvní dokumenty a další informace kolem smluv

Pokud je v textu chyba či schází nějaká informace, informujte support@cibs.cz, jako předmět uveďte název článku.

Seznam níže uvedených akcí lze nalézt v modulu

SMLOUVY

. Článek obsahuje informace nejen ke smluvním dokumentům, ale také např. k číslování smluv, závazkům, slevám aj.

1. Číslo smlouvy

K zákazníkovi se eviduje číslo smlouvy. Číslo je možné zadávat ručně nebo automaticky.

Jaké jsou dostupné formáty pro automatické generování čísla smlouvy?

Seznam platných formátů, které lze zkombinovat a vytvořit tak číslo smlouvy:

• %RRRR (celý rok - 2016)
• %RR (poslední 2 znaky z roku - 16)
• %LOC (číslo lokace)
• %USER_ID (id zákazníka)
• %MM (2 znaky měsíce - 12)
• %NUM3, %NUM4, %NUM5, %NUM6, %NUM7, %NUM8, %NUM9 (autogenerované číslo)
• Před % je možné zadat napevno nějaké číslo např. 1%RRRR%NUM5
• Lze vynechat parametr roku a počátkem nového roku pokračovat v číselné řadě

Nejběžnějšími formáty jsou %RR%NUM8 (2 znaky z roku a 8 pořadových číslic), %RRRR%MM%NUM4 (4 znaky roku, 2 znaky měsíce a 4 pořadové číslice) nebo %RRRR%NUM6 (4 znaky roku a 6 pořadových číslic).

Kontrola unikátnosti

Kontrolu duplicity čísla smlouvy lze provádět jak u aktivních zákazníků (výchozí nastavení), tak navíc i u neaktivních zákazníků (pro toto nastavení kontaktujte zákaznickou podporu). Je tedy zajištěno, aby nebyl případ, kdy by bylo více zákazníků se shodným číslem smlouvy.

Kontrolu duplicity čísla smlouvy dle stavu zákazníka:

• Původní zákazník aktivní a nový zákazník aktivní = kontroluje se duplicita čísla smlouvy
• Původní zákazník neaktivní a nový zákazník aktivní = kontroluje se duplicita čísla smlouvy pouze na základě nastavení USERS.DUPLICATE_CHECK.AGR_NAME_INACTIVE
• Původní zákazník neaktivní a nový zákazník se stane neaktivní = kontroluje se duplicita čísla smlouvy pouze na základě nastavení USERS.DUPLICATE_CHECK.AGR_NAME_INACTIVE
• Původní zákazník aktivní a nový zákazník se stane z neaktivní aktivní = kontroluje se duplicita čísla smlouvy (pokud u neaktivního zákazníka chcete provést změnu stavu na aktivní)

Automatické předvyplňování atributů zákazníka číslem smlouvy

Automatické předvyplňování se provádí pouze při zakládání nového zákazníka a hodnoty se doplňují až po založení zákazníka.

Číslem smlouvy lze automaticky vyplňovat:

• Variabilní symbol
• Přihlašovací jméno

Zpět na obsah: Číslování smluv, smluvní dokumenty a další informace kolem smluv

---

2. Smluvní závazky a jejich kontrola, návaznosti a slevy

Ke službám lze nastavovat smluvní závazky (povinné, výběr z hodnot, ...). Definice a jejich podmínky jsou v referenční dokumentaci modulu

PRODUKTY/SLUŽBY

)]].
U služeb lze kontrolovat smluvní závazek a provádět tak notifikaci před jejím vypršením (formou vytvoření připomínky). Nastavení lze využít pro kontaktování koncového zákazníka s cílem nabídnutí dalších služeb a prodloužení tak smluvního závazku. Podmínky automatizace jsou uvedeny v referenční dokumentaci

AUTOMATIZACE

, akce s názvem SA_TRADING_LIMIT_ALERT.
Ke službám lze přidat návaznosti s podmínkou "Menší než minimální závazek" nebo "Větší než minimální závazek" (nabídne se skladba služeb při splnění podmínky). Definice a jejich podmínky jsou v referenční dokumentaci modulu

PRODUKTY/SLUŽBY

.
U slevových kampaní (referenční modul

SLEVY

) lze definovat podmínku "Uzavření smlouvy na dobu určitou" a v poli "Závazek" zadat její hodnotu. Slevy budou při práci se službami k dispozici při splnění uvedené podmínky.

Zpět na obsah: Číslování smluv, smluvní dokumenty a další informace kolem smluv

---

3. Smluvní dokumenty

Šablony smluvních dokumentů

Pro vytváření smluvních dokumentů u zákazníků je potřeba mít připravenou šablonu. Vlastní šablony smluvních dokumentů (typ dokumentu Smlouva) se vytvářejí v modulu

ŠABLONY

)]].

Automatické vytváření smluvních dokumentů

U jednotlivých smluvních dokumentů lze nastavit tyto volby:

• AUTO_ON_ACTIVATE: vytvoří smluvní dokument při aktivaci služby (seznam dokumentů, které budou vytvořeny se zobrazuje v dialogu "aktivace služby" v části "Smluvní dokumenty")
• USER_DISTINCT: vytvoření shodného smluvního dokumentu pouze 1x v rámci uživatele
• SERVICE_DISTINCT: vytvoření shodného smluvního dokumentu pouze 1x v rámci služby
• AUTO_ON_CONNECT: vytvoření dokumentu až při zapojení služby. Pokud nemá služba oddělenou aktivaci a zapojení, vytvoří se už při aktivaci, jinak až po zapojení.
• AUTO_ON_CONNECT_SET: vytvoření dokumentu až při zapojení množiny služeb.

U jednotlivých typů procesů lze nastavit automatické vytváření smluvních dokumentů, jejich počet při expedici pro účely dalšího zpracování a nucené přikládání dokumentů při ukončování úkolů.

Zdroj - technik si tyto dokumenty tiskne v modulu ÚKOLY

, pod tlačítkem "Detailní tisk úkolů s přidruženými dokumenty pro vybrané úkoly" / "Detailní tisk úkolů s přidruženými dokumenty pro všechny vybrané úkoly", kde se tisknou smluvní dokumenty pro označené úkoly.

Zdroj - technik může být nucen dokončovat úkoly s vkládáním příloh. Příloha se ukládá na kartu zákazníka, typ události Dokument, poznámka obsahuje vždy "Scan dokumentu technikem" a v závorce uveden název přílohy.

Číslování smluvních dokumentů

Způsob a formát číslování smluvních dokumentů je vlastnost konkrétního typu dokumentu. Číslování nastavuje zákaznická podpora. Číslo smluvního dokumentu může být buď číslo smlouvy zákazníka nebo generované číslo z nastavené číselné řady. Nebo je možná kombinace obojího, např. číslo smluvního dokumentu může být SMLOUVA/ČÍSLO.

Formáty číselné řady:

• číselná řada per lokace
• číselná řada per typ dokumentu a lokace
• číselná řada per zákazník
• číselná řada per typ dokumentu a zákazník

Vytváření a expedice smluvních dokumentů

Smluvní dokumenty zákazníkům se vytvářejí na kartě zákazníka, tlačítkem "Vytvořit smluvní dokument pro vybrané produkty/služby" (více informací o omezení služeb na smluvních dokumentech). Seznam smluvních dokumentů lze u této akce zobrazit a časově omezit jen nastavením od zákaznické podpory. Číslo smluvního dokumentu může být generované dle číselníku nebo shodné s číslem smlouvy zákazníka. Po vytvoření je dokument k dispozici v historii na kartě zákazníka (typ události Smluvní dokument), odkud je možné provést jeho expedici/zobrazení tlačítkem "Otevření (tisk) dokumentu". Stejně tak lze využít akci "Tisk všech vyfiltrovaných dokumentů" / "Tisk všech vybraných dokumentů" (u této akce je možné využít náhled na expedované dokumenty) v modulu

SMLOUVY

.

Obecné informace k expedici jsou v článku Jak expedovat dokumenty).

Mazání a zneplatňování smluvních dokumentů

Smluvní dokumenty je možné mazat nebo zneplatnit. K tomu slouží akční tlačítka Smazání smluvního dokumentu, resp. Zneplatnění smluvního dokumentu.
Smazat lze pouze smluvní dokument, který je poslední v řadě.
V ostatních případech lze smluvní dokument pouze zneplatnit.

Importy smluvních dokumentů

Pokud jsou k dispozici smluvní dokumenty v elektronické podobě, je možné je importovat k zákazníkovi. Veškeré smluvní dokumenty musí být ve formátu PDF a musí být pojmenovány jednoznačným identifikátorem čísla smlouvy, nic ostatního název nesmí obsahovat (příklad správného pojmenování: 20160401.pdf).

Vyhledávání smluvních dokumentů

V modulu

HLEDAT

ve formuláři "Hledání dokumentů" lze přes čárový kód vyhledávat dokumenty.

Zpět na obsah: Číslování smluv, smluvní dokumenty a další informace kolem smluv

---

4. FAQ

V jakých modulech je možné si zobrazit číslo smlouvy zákazníka?

Číslo smlouvy je možné si zobrazit na různých místech, např.:

• V modulu
  ZÁKAZNÍCI
  jako pevný filtr/pevný sloupec "Smlouva".
• V modulu
  PROCESY
  % nebo v modulu
  ÚKOLY
  jako rozšířený filtr/volitelný sloupec "Číslo smlouvy".
• V modulu
  POHLEDÁVKY
  jako pevný filtr/volitelný sloupec "Číslo smlouvy".
• V modulu
  INTERNÍ DOKLADY
  jako rozšířený filtr/volitelný sloupec "Smlouva".

Kde a jak lze pracovat s číslem smlouvy zákazníka?

• Ve filtrech, kde se vyhledává zákazník se v závorce za jménem/názvem zákazníka zobrazují údaje ID zákazníka/číslo smlouvy.
• V šablonách pro zasílání e-mailu (např. vznik nového procesu) je možné uvádět číslo smlouvy zákazníka proměnnou %USER_AGREEMENT a v těle e-mailu mít pod proměnnou URL odkazu s hodnotou %USER_ID_LINK (odkaz na zobrazení karty zákazníka).

Mohu si u procesu/úkolu zobrazit číslo smlouvy zákazníka?

Ano, zobrazte si v modulu

PROCESY

% nebo v modulu

ÚKOLY

volitelný sloupec "Číslo smlouvy".

Je možné evidovat/změnit datum sepsání smlouvy u služby zákazníka?

Ano, v dialogu na aktivaci/změnu/přechod služby je pole "Datum sepsání smlouvy". V seznamu produktů a služeb zákazníka je možné si zobrazit datum volitelným sloupečkem "Datum sepsání smlouvy".

Používáme v systému více provozovatelů, lze pro každého z nich nastavit samostatnou číselnou řadu pro číslování smluv?

Ano, pro každého provozovatele lze nastavit samostatnou číselnou řadu čísla smlouvy.

Zneaktivnili jsme zákazníka a chtěli bychom plně využít číselnou řadu smluv. Je možné, aby systém nabízel i volná čísla smluv od neaktivních zákazníků?

Ano, support Vám může nastavit, aby při zadávání nového zákazníka systém nabídnul první volné číslo smlouvy. Budou-li např. čísla smluv 101,102,103,106,200 a 201, pak při vytvoření nového zákazníka bude automaticky vyplněno číslo smlouvy 104, u dalšího zákazníka 105, atd. Pro povolení této možnosti kontaktujte support@cibs.cz.

Je možné získat hromadně uložené smlouvy nebo dokumenty v systému?

Ano, je potřeba definovat, zdali chcete exportovat události typu 'Dokument' nebo 'Smlouva', od jakých zákazníků data potřebujete (ideálně je přiřaďte do skupiny zákazníků) a od jakého termínu.

Je nějaké omezení v zobrazování služeb na smluvních dokumentech?

Ve smluvních dokumentech se zobrazují služby podle jejich platnosti (zahrnují se i služby, které mají počátek platnosti v budoucnu). Pokud služby začaly před datem smlouvy a neskončily, nebo skončily až po datu smlouvy, tak se na smluvních dokumentech zobrazují. Jelikož jednorázové služby nemají datum ukončení, k zobrazení dojde od počátku jednorázové služby až do konce měsíce. Pozn: Stejné chování je zajištěno i na montážních listech.

Zpět na obsah: Číslování smluv, smluvní dokumenty a další informace kolem smluv

---

5. Související odkazy

Grafické uživatelské rozhraní.
Smluvní dokumenty.

Zpět na obsah: Číslování smluv, smluvní dokumenty a další informace kolem smluv

---

6. Odkazující články

• Referenční popis modulu Smlouvy

Zpět na obsah: Číslování smluv, smluvní dokumenty a další informace kolem smluv

---