Smluvní dokumenty

Smluvní dokumenty specifikují vztah mezi poskytovatelem služby a zákazníkem. Jedná se o dvoustranný vztah jehož předmětem může být poskytnutí služby a/nebo zařízení, na kterém je služba provozována.

Smluvním dokumentem z pohledu  MANGO  může být:

• smlouva o poskytnutí služby
• průvodní dopis
• změna služby
• dodatek ke smlouvě
• předávací protokol
• výpověď smlouvy
• zápůjčka zařízení
• pronájem zařízení
• všeobecné podmínky
• specifikace služby
• interní protokol
• ...

1. Jak to vše funguje?

Smluvní dokumenty jsou generované na základě šablon. Šablony mají vazbu na Typy smluvních dokumentů. Po výběru typu smluvního dokumentu musí být smluvní dokument pro zvolené služby zákazníka vygenerovaný.

Stejně jako u ostatních vygenerovaných dokumentů, tak i smluvní dokumenty musí být po vygenerování expedovány. Expedice je možné provádět:

• manuálně v modulu
  SMLOUVY
• automatizovaně/manuálně v rámci procesního systému, který je součástí produktu  MANGO  ISP  nebo samostatně produktu  MANGO  Control .

Expedici smluvních dokumentů můžete provádět formou:

• tisku
• emailu
• sms

Expedice emailem může mít tři různé formy:

• k emailu je přiložen smluvní dokument jako příloha
• v emailu je odkaz, který po přihlášení do zákaznické zóny zobrazí smluvní dokument
• v emailu je odkaz, který po přihlášení do zákaznické zóny zobrazí smluvní dokument k elektronickému potvrzení

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---

2. Šablony

Smluvní dokumenty se generují na základě šablon typu Smlouva. Šablonu si můžete pojmenovat libovolným názvem. U šablon si můžete nastavit Automatický výběr šablony na základě předem daných pravidel. Více info: Referenční popis modulu Šablony

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---

3. Typy smluvních dokumentů

Po vytvoření šablon vám zákaznická podpora nastaví Typy smluvních dokumentů. U každého typu smluvního dokumentu je možné nastavit:

• název
• formát číslování
• vazba na šablonu
• platnost od/do
• způsob potvrzení (podpis, elektronické potvrzení)
• počet dní pro připomenutí potvrzení smluvních dokumentů
• počet dní pro blokování služeb nepotvrzených smluvních dokumentů

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---

4. Generování

Smluvní dokumenty lze vygenerovat:

• manuálně v modulu
  KARTA ZÁKAZNÍKA
• automatizovaně/manuálně v rámci procesního systému, který je součástí produktu  MANGO  ISP  nebo samostatně produktu  MANGO  Control .

Vygenerováním vzniká záznam o smluvním dokumentu v systému. Ten je možné zkontrolovat, případně zobrrazit náhled.

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---

5. Expedice

Vygenerovaný smluvní dokument je následně možné vygeexpedovat zákazníkovi. Podobně jako generování, tak i expedice může probíhat:

• manuálně v modulu
  SMLOUVY
• automatizovaně/manuálně v rámci procesního systému, který je součástí produktu  MANGO  ISP  nebo samostatně produktu  MANGO  Control .

Expedice může probíhat formou sms, emailu nebo tiskem.

5.1. Expedice formou sms

Expedici formou sms lze využít k předání obecné informace typu smluvní dokument, u které není nezbytné dostat zpětnou vazbu od zákazníka (podpis, potvrzení, ...). Pro expedici sms systém používá šablonu typu Text SMS (systémový) s názvem AGREEMENT_SEND_SMS.

5.2. Expedice tiskem

Expedici tiskem lze využít při kompletaci smluvní dokumentace předávané zákazníkovi.U některých smluvních dokumentů může být vyžadován podpis zákazníkem.

5.3. Expedice emailem

Smluvní dokumenty lze expedovat i emailem jako:

• příloha ve formátu
• přímý odkaz na otevření smluvního dokumentu
• odkaz na otevření smluvního dokumentu v zákaznické zóně po přihlášení zákazníkem - odpovídá ochraně osobních údajů dle GDPR

Expedice emailem se provádí na základě šablony typu Předmět e-mailu (systémový) a Text e-mailu (systémový) s názvem AGREEMENT_SEND_EMAIL

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---

6. Potvrzení smluvních dokumentů

Většinu smluvních dokumentů je nezbytné nechat potvrdit zákazníkem. Potvrzení je možné provést buď formou vlastnoručního podpisu nebo elektronicky potvrdit. Způsob potvrzení pro jednotlivé typy smluvních dokumentů nastavuje zákaznické podpora.

Oba způsoby potvrzení lze libovolně kombinovat. Jeden smluvní dokument na službu/zákazníka může být vygenerován pro vlastnoruční podpis a druhý pro elektronické potvrzení.

6.1. Vlastnoruční podpis zákazníkem

Po expedici může být smluvní dokument předložen zákazníkovi k podpisu. Případně může být smluvní dokument expedován emailem a následně zákazníkem doručen podepsaný. Podepsaný smluvní dokument je následně možné k zákazníkovi v  MANGO  vložit naskenovaný.

6.2. Elektronické potvrzení v zákaznické zóně (e-smlouvy)

Pomocí expedice emailem lze předat zákazníkovi informaci o vygenerovaném smluvním dokumentu. Do šablony emailu lze vložit doplňující informace s postupem jak smluvní dokument potvrdit. Email bude obsahovat odkaz do zákaznické zóny. Po jeho otevření je zákazníkovi po přihlášení otevřen smluvní dokument, který může zákazník potvrdit elektronicky. Poté je možné smluvní dokument otevřít k náhledu a případně tisku. Pokud je smluvní dokument již elektronicky potvrzen, po kliknutí na odkaz v emailu se otevře přímo k náhledu/tisku.

Pro použití elektronickéého potvrzení smluvních dokumentů si připravte šablony

• email s odkazem na smluvní dokument - typ Text e-mailu (systémový), název AGREEMENT_CONFIRM_SEND_EMAIL
• email s odkazem na smluvní dokument - typ Předmět e-mailu (systémový), název AGREEMENT_CONFIRM_SEND_EMAIL
• vlastní smluvní dokument - typ Smlouva, název libovolný

Pro tuto formu potvrzení zákaznická podpora může nastavit:

• vlastní zapnutí elektronického potvrzení - vypnuto (systém nevyžaduje potvrzení v zákaznické zóně) / zapnuto (systém očekává potvrzení v zákaznické zóně)
• počet dní pro připomenutí potvrzení smluvních dokumentů - volitelné, podmíněno zapnutím elektronického potvrzení
• počet dní pro blokování služeb nepotvrzených smluvních dokumentů - volitelné, podmíněno zapnutím elektronického potvrzení

Potvrzení smluvního dokumentu není možné, pokud neproběhla expedice.

Připomenutí i zablokování služeb neprobíhá, pokud neproběhla expedice smluvního dokumentu.

V rámci e-smluv je možné nastavit automatizaci pro upomínání nepotvrzených smluvních dokumentů e-mailem a i automatizaci pro zablokování smlužeb uvedených na nepotvrzeném smluvním dokumentu. Nastavení intervalu pro obě akce a vlastní automatizace provádí zákaznická podpora.

V uživatelském rozhraní můžete pro přehled o potvrzení smluvních dokumentů využít sloupce/filtry:

• datum potvrzení smluvního dokumentu
• kdo potvrdil smluvní dokument - potvrzení je možné provést i v uživatelském rozhraní operátorem
• datum prvního připomenutí potvrzení smluvního dokumentu - zaznam je také v historii zákazníka, pokud by došlo k opakovanému připomenutí manuálně, bude další záznam pouze v historii zákazníka
• autor připomenutí potvrzení smluvního dokumentu
• datum zablokování služeb uvedených na nepotvrzeném smluvním dokumentu
• autor zablokování služeb uvedených na nepotvrzeném smluvním dokumentu

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---

6.2.1. Připomenutí potvrzení smluvních dokumentů

Systém dle nastavení může automaticky odesílat připomenutí potvrzení smluvního dokumentu zákazníkovi. Zákaznická podpora nastaví pro připomenutí automatizaci, která se bude pouštět každý den v nastavený čas. Systém zkontroluje všechny nepotvrzené smluvní dokumenty, a pro ty, které nejsou do nastaveného počtu dní od jejich vystavení potvrzené, zákazníkovi odešle připomentí na základě šablony:

• email s připomenutím potvrzení - typ Text e-mailu (systémový), název AGREEMENT_REMINDER_SEND_EMAIL
• email s připomenutím potvrzení - typ Předmět e-mailu (systémový), název AGREEMENT_REMINDER_SEND_EMAIL
• sms s připomenutím potvrzení - typ Text SMS (systémový), název AGREEMENT_REMINDER_SEND_SMS

Zda se odešle sms nebo e-mail je dle nastavení automatizace.

Systém vyhodnocuje odesílání připomenutí podle datumu platnosti smlouvy, počátku aktivace služby, podle expedice smlouvy a to vůči všem službám evidovaných na smlouvě. Pak se z těchto tří datumů vezme to nejvyšší, k němu se připočte počet dní pro odeslání připomenutí tak jak je v definici smlouvy a odešle se připomenutí.

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---

6.2.2. Blokování služeb u nepotvrzených smluvních dokumentů

Systém dle nastavení může automaticky blokovat služby uvedené ve smluvním dokumentu v případě, že zákazník do nastaveného počtu dní smluvní dokument nepotvrdí. Stejně jako u připomenutí, i zde zákaznická podpora nastaví pro blokování automatizaci, která se bude pouštět každý den v nastavený čas. Systém zkontroluje všechny nepotvrzené smluvní dokumenty, a u těch, které nejsou do nastaveného počtu dní od jejich vystavení potvrzené, zablokuje všechny služby na nich uvedené.

V případě dodatečného potvrzení smluvního dokumentu u již zablokované služby dojde k jejímu odblokování.

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---

6.2.3. Smazání a zneplatnění smluvního dokumentu

Smazání e-smlouvy nelze provést, pokud je/byla služba na e-smlouvě zablokovaná, odblokovaná nebo potvrzená. Pokud e-smlouva vyžaduje potvrzení a kvůli nepotvrzení e-smlouvy došlo k zablokování, tak smlouvu nelze zneplatnit. Pokud dojde k potvrzení e-smlouvy a odblokování služeb uvedených na e-smlouvě, tak bude možné e-smlouvu zneplatnit.

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---

7. Uživatelská oprávnění použitá v tomto modulu

Název	Typ	Význam
AGREEMENT_CONFIRMATION	právo	Více info: AGREEMENT_CONFIRMATION
AGREEMENTS.AGREEMENTS_DOCS_LIST.ACTION.C	právo	Více info: AGREEMENTS.AGREEMENTS_DOCS_LIST.ACTION.C
AGREEMENTS.AGREEMENTS_DOCS_LIST.ACTION.MSEND	právo	Více info: AGREEMENTS.AGREEMENTS_DOCS_LIST.ACTION.MSEND

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---

8. Odkazující články

• Zákazníci, komunikace se zákazníky
• Číslování smluv, smluvní dokumenty a další informace kolem smluv
• Jak na správu karty zákazníka
• Zákaznická zóna Mango ISP

Zpět na obsah: Smluvní dokumenty

---