Plánování zdrojů v Mango

Efektivní řízení procesů vyžaduje plánování úkolů zdrojům nebo skupinám, které popisují co a hlavně kdy se musí vykonat. Úkoly se plánují v kalendáři.

Obecně

Dříve než si vysvětlíme význam plánování zdrojů, je nutné orientovat se v základních pojmech:

• Zdroj/skupina zdrojů - může být jak pracovník, tak libovolný technický prostředek - ten může být systémem i přímo automaticky řízen.
• Úkol - Objekt úkol používáme k tomu, abychom jednoznačně definovali kdo a co má v daném okamžiku dělat. Pokud jde o plánování zdrojů k procesům, je právě úkol vazbou mezi zdrojem/skupinou a procesem.

---

Úvod

Plánování zdrojů budete řešit vždy, když potřebujete zdroji nebo skupině zadat, upravit obecně jakkoli manipulovat s úkolem. Právě plánování úkolů je základem efektivního procesního řízení. Úkoly se plánují v kalendáři, kde máte jasný přehled o probíhajících úkolech nebo vytíženosti jednotlivých zdrojů. Stejně tak i zdroje mají jasný přehled úkolů, které popisují co musí udělat a hlavně do kdy to musí udělat. Plánování úkolů může probíhat i mimo procesní řízení. Každý zdroj má osobní kalendář, do kterého si může plánovat i soukromé úkoly, pracovní schůzky, které nejsou součástí žádného procesu.

---

Práce s plánovacím kalendářem

Plánovací kalendář je nástroj, který umožní vybranému zdroji nebo skupině naplánovat úkol. Základem je přehled zdrojů/skupin a časové bloky do nichž se úkoly plánují. Mezi zdroji/skupinami lze snadno filtrovat. Pomocí postupného zadávání jména se vyhledá odpovídající zdroj/skupina. Velikost časových bloků je definovatelná. Kalendář nabízí různé režimy náhledů (den, 2 dny, 4 dny, týden, 2 týdny, měsíc).

V kalendáři se zobrazují pouze zdroje, které mají nastavené právo MAINTENANCE_SOURCE.
Rozdělení kalendáře do časových bloků provádí support dle Vašich požadavků.

---

Vytvoření úkolu

Provedete tažením myši v příslušném časovém bloku vybraného zdroje. Pro vytvoření více úkolů v 1 časovém bloku se využívá prázdný pruh v pravo od úkolu.

---

Přesun úkolu

Povedete najetím kurzorem myši nad úkol. Následně levým tl. myši uchopit a přesunout na požadovanou pozici.

---

Změna úkolu

Provedete opět najetím myši na úkol a kliknutím na symbol tužky v pravém horním rohu úkolu.

Položka	Popis
Stav	Pokud zvolíte variantu Nový a k dokončení, bude úkol při uložení procesu vytvořen a rovnou dokončen.
Termín	Úkoly bez procesu mohou být plánovány pouze na zdroj a konkrétní termín! Úkol vytvořený bez termínu je možné přesunout do plánovacího kalendáře a tím mu nastavit konkrétní čas řešení.
Zdroj	Předvyplňený zdroj u kterého plánujeme událost. K výběru bude zdroj pouze za předpokladu, že má nastavené právo MAINTENANCE_SOURCE.
Popis úkolu	Libovolný popis úkolu, který by měl sloužit jako zadání pro zdroj.
Dokončit před	Úkol musí být dokončený dříve, než se proces dostane do vybraných stavů. Pokud úkol nebude ukončen a zvolíte přechod, systém na tento nedokončený úkol upozorní a zabrání v přechodu.
Hosté	Význam při vytváření schůzky. Seznam zdrojů, které se budou události účastnit. Postupným zadáváním jména, příjmení nebo emailu systém nabízí zdroje definované v lokaci. Přidat lze i pouhý email. V takovém případě po uložení události příjde na vybranou adresu email na základě kterého si účastník může přečíst obsah události. Účastníkům registrovaným v Mango se v emailu zobrazí i odkazy jejichž prostřednictvím lze podat rovnou vyjádření o účasti na schůzce (Zúčastním se, Nezúčastním se, Zatím nevím). Účastníkovi, který nemá v Mango účet, ale jeho emailová adresa byla přidána mezi hosty příjde email bez odkazů.
Oznámení	Význam při vytváření schůzky. Existují 3 druhy upozornění na nadcházející úkol: Oznámení - TODO, E-mail - automaticky se doplní email organizátora s možností ho upravit, SMS - automaticky se doplní telefon organizátora s možností ho upravit. . Pro oznámení e-mailem nebo SMS byla vytvořena šablona MAINTENANCE_JOB_NOTIFICATION. Oznámení, které je naplánováno do minulosti je provedeno okamžitě. Např. nyní vytvořím schůzku, která se bude konat za 1h a nastavím pro ní upozornění 2h předem. K upozornění dojde okamžitě po uložení schůzky protože podmínka již byla splněna. Oznámení si může naplánovat každý účastník schůzky samostatně pro sebe. Počet oznámení není nijak omezen.

---

Plánování zdrojů k procesům

Využijete v situaci kdy potřebujete koordinovat práci zdrojů nebo skupin v rámci firemních procesů. Představte si společnost, která vyvíjí software. Má obchodní, analytické, vývojové a třeba technické oddělení, které mezi sebou potřebuji spolupracovat. V každé části probíhajícího procesu mají jednotlivé zdroje příslušných oddělení konkrétní úkoly, které zajišťují, aby každý věděl kdy a co má vykonat. Plánování úkolů může řídit koordinátor. Ideální nástroj, který mu k tomu Mango nabídne je widget úkoly nacházející se v detailu procesu.

Příklady:

• • Chyba v systému: Vybraný zdroj z analytického oddělení založí proces na opravu chyby. Doplní detailní popis a domluví realizaci s konkrétním řešitelem vývojového oddělení. Tomu pak naplánuje úkol a proces na něj předá. Dalším řešením by mohlo být naplánovat úkol vedoucímu vývojového oddělení, který rozhodne, kterému z vývojářů proces předá k řešení.

• • Poptávka po nové funkcionalitě: Obchodní partner se ozve, že by potřeboval do systému něco dodělat. Vybraný zdroj analytického oddělení založí proces na vývoj nové funkcionality. Procesu doplní detailní popis, časový odhad a předá příslušnému obchodníkovi k vytvoření nabídky. Jakmile obchodník provede zobchodování, předá proces koordinátorovi, který rozhodne, kdo ho bude vykonávat. Tomu vytvoří úkol a předá proces k řešení.

• • Implementace nového partnera: Obchodní oddělení zajistilo nového partnera. Tomu je potřeba provést implementaci systému. Vzhledem k tomu, že se jedná o větší projekt na kterém bude spolupracovat více zdrojů, je potřeba každému z nich naplánovat úkol s popisem činnosti a proces předat k realizaci.

---

Schůzky

Obecně

Schůzka je prostý úkol rozšířený o to, že mu navíc přiřadíte další účastníky. Ideální nástroj pro plánování firemních schůzek s možností notifikace účastníků, kteří mají možnost na schůzku reagovat. U schůzky můžete nastavit upozornění před jejím blížícím se konání. Schůzku lze naplánovat tak, že se bude periodicky opakovat.

Vytvoření schůzky

Probíhá ve vašem osobním kalendáři v modulu Procesy, záložce DashBoard nebo Kalendář. Záleží jestli plánujete úkol pouze sami sobě nebo dalším zdrojům. Práce se schůzkou je stejná jako s úkolem. Klíčovými atributy jsou Hosté a Oznámení. Jakmile vyberete minimálně jednoho hosta, už se jedná o schůzku. Bez vybraného hosta jde o obyčejný úkol. Událost ve svém kalendáři vidí vždy ten, kdo ji plánuje + všichni její účastníci. Pokud má v daný čas zdroj něco naplánované a vy s touto událostí nemáte nic společného, vidíte v kalendáři šedé políčko.

Položka	Popis
Hosté	Seznam zdrojů, které se budou události účastnit. Postupným zadáváním jména, příjmení nebo emailu systém nabízí zdroje definované v lokaci. Přidat lze i pouhý email. V takovém případě po uložení události příjde na vybranou adresu email na základě kterého si účastník může přečíst obsah události. Účastníkům registrovaným v Mango se v emailu zobrazí i odkazy jejichž prostřednictvím lze podat rovnou vyjádření o účasti na schůzce (Zúčastním se, Nezúčastním se, Zatím nevím). Účastníkovi, který nemá v Mango účet, ale jeho emailová adresa byla přidána mezi hosty příjde email bez odkazů.
Oznámení	Existují 3 druhy upozornění na nadcházející úkol: Oznámení - TODO, E-mail - automaticky se doplní email organizátora s možností ho upravit, SMS - automaticky se doplní telefon organizátora s možností ho upravit. . Pro oznámení e-mailem nebo SMS byla vytvořena šablona MAINTENANCE_JOB_NOTIFICATION. Oznámení, které je naplánováno do minulosti je provedeno okamžitě. Např. nyní vytvořím schůzku, která se bude konat za 1h a nastavím pro ní upozornění 2h předem. K upozornění dojde okamžitě po uložení schůzky protože podmínka již byla splněna. Oznámení si může naplánovat každý účastník schůzky samostatně pro sebe. Počet oznámení není nijak omezen.

Jednotlivé schůzky mají ve svém levém horním rohu grafický symbol jejichž význam je následující:

• Zakladateli schůzky se v kalendáři zobrazí vyplněný grafický symbol.
• Ostatním členům schůzky se zobrazí nevyplněný grafický symbol.
• U úkolu není grafický symbol schůzky zobrazen žádný protože se nejedná o schůzku. Úkol není nikomu jinému než zdroji přiřazen.
• Odmítnuté schůzky mají symbol přeškrtnutý.

---

Reakce účastníka

Každému zdroji, který je hostem schůzky se tato schůzka zobrazí v kalendáři. Její editací je možné organizátorovi podat vyjádření o vaší účasti. Toto rozhodnutí je možné změnit. U schůzky je rovněž možné nastavit připomenutí formou emailu, sms nebo zobrazením v Mango. Organizátorovi se schůzka zobrazuje bez omezení, účastníkům pouze v řežimu čtení. Odmítnuté schůzky se zobrazí jako přeškrtnuté. Při změně termínu schůzky se u všech účastníků resetuje stav akceptace.

Seznam schůzek na kterých jste uveden(a) jako host a doposud není potrzena vaše účast máte rovněž k dispozici v oznamovací oblasti bočního menu. I odsud je možné dát organizátorovi vědět, zda se zúčastníte.

Další možností reakce na schůzku je kliknutí na odkaz v emailu, který zajistí otevření Mango s výzvou pro přihlášení. Po přihlášení dojde k zobrazení dialogu účasti na schůzce kde můžete organizátorovi podat vyjádření o vaší účasti.

---

Notifikace schůzky

Vytvořením schůzky s přiřazením hostů dojde vždy k odeslání emailové notifikace všem členům této schůzky. Pokud má účastník schůzky přiřazeno právo MAINTENANCE_JOBS.ATTENDEE.SMS a nastavené telefonní číslo dojde i k odeslání SMS. Podobu notifikace lze upravit pomocí šablon:

• MAINTENANCE_JOB_ATTENDEES_CREATE - vytvoření schůzky
• MAINTENANCE_JOB_ATTENDEES_TERM_CHANGE - změna termínu schůzky
• MAINTENANCE_JOB_ATTENDEES_REPLY - odpověď na schůzku

Stejně jako v dialogu účasti na schůzce je možné i v emailu rovnou podat vyjádření o vaší účasti. Kliknutím na odkaz dojde k otevření Mango s výzvou pro přihlášení. Po přihlášení dojde k zobrazení dialogu účasti na schůzce kde můžete organizátorovi podat vyjádření o vaší účasti. Po uložení dialogu dojde automaticky k notifikaci organizátorovi s využitím šablony MAINTENANCE_JOB_ATTENDEES_REPLY.

---

Upozornění

Umožňuje připomenout blížící se úkol nebo schůzku několika způsoby. Upozornění si může nastavit jak organizátor, tak účastníci. Existují 3 druhy:

• Oznámení - TODO
• E-mail - automaticky se doplní email organizátora s možností ho upravit
• SMS - automaticky se doplní telefon organizátora s možností ho upravit.

. Pro oznámení e-mailem nebo SMS byla vytvořena šablona MAINTENANCE_JOB_NOTIFICATION. Oznámení, které je naplánováno do minulosti je provedeno okamžitě. Např. nyní vytvořím schůzku, která se bude konat za 1h a nastavím pro ní upozornění 2h předem. K upozornění dojde okamžitě po uložení schůzky protože podmínka již byla splněna. Oznámení si může naplánovat každý účastník schůzky samostatně pro sebe. Počet oznámení není nijak omezen.

---

Opakované úkoly

---

Synchronizace s Google Kalendářem

---

Související oprávnění

Následující oprávnění můžete spravovat v modulu ADMINISTRÁTOŘI

.

MAINTENANCE_SOURCE	Zdroj pro procesy v dané lokaci. Pouze zdroj s tímto právem bude moci být přiřazen do skupiny, úkolům nebo s ním bude možné pracovat v plánovacím kalendáři.
MAINTENANCE_JOBS.NO_PROCESS.INSERT_TO_OTHERS	Možnost plánování úkolů bez procesu pro ostatní zdroje.
MAINTENANCE_CALENDAR_PERSONAL	Nastavení viditelnosti tabulky Můj kalendář na záložce DashBoard v modulu PROCESY.
MAINTENANCE_JOBS.ATTENDEE.SMS	Posílání SMS účastníkům schůzky.
MODULE	S hodnotou MAINTENANCE zpřístupňuje modul PROCESY.
MODULE_VIEW	Zpřístupňuje záložku vybraného modulu: MAINTENANCE_MLSV - záložka DashBoard v modulu PROCESY, MAINTENANCE_MLC - záložka Kalendář v modulu PROCESY.

Zpět na:

• BPM (řízení procesů) a ERP (plánování zdrojů a evidence práce)
•  MANGO  Control