Správa a mazání chráněných údajů

Dokument popisuje, jak v systému  MANGO  funguje správa chráněných údajů, včetně jejich automatického a manuálního mazání.

Principy správy chráněných údajů

 MANGO  obsahuje nástroje, které umožňují efektivně spravovat životní cyklus dat vašich zákazníků. Cílem těchto nástrojů je poskytnout vám kontrolu nad tím, jak dlouho jsou různé typy údajů uchovávány, a zajistit jejich automatické mazání po uplynutí stanovené doby.

Správa chráněných údajů v  MANGO  je v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).

Základní stavební kameny správy chráněných údajů jsou:

• Kategorie chráněných údajů: Můžete si definovat vlastní kategorie údajů (např. "Osobní údaje", "Kontaktní údaje", "Fakturační údaje"), do kterých zařadíte konkrétní pole z karty zákazníka (jméno, adresa, e-mail atd.).
• Nastavení doby uchování: U každé kategorie lze nastavit, jak dlouho mají být údaje uchovávány.
• Manuální a automatické mazání: Systém podporuje jak jednorázové manuální mazání, tak plně automatizovaný proces, který data maže po uplynutí definované doby.

Tyto nástroje jsou obecné. Je na vás, jak je nakonfigurujete, aby odpovídaly vašim interním pravidlům a legislativním požadavkům, které se na vás vztahují.

Výchozí nastavení správy chráněných údajů

Abychom vám usnadnili práci a pomohli zajistit soulad s platnou legislativou, připravili jsme pro vás výchozí nastavení, které je součástí standardní ceny služby. Toto nastavení je navrženo tak, aby odpovídalo obecnému chápání legislativních požadavků na zpracování a uchovávání osobních údajů.

U jakých zákazníků dochází k mazání dat?

Ve výchozím nastavení se pravidla pro mazání dat uplatňují na zákazníky, kteří jsou označeni jako fyzická osoba (F) nebo soukromá osoba (S) a zároveň nejsou označeni jako "provozovatelé".

Kdy se začne počítat doba pro smazání?

Rozhodný den, od kterého se odpočítává doba pro smazání, je určen následovně:

• Zákazníci se službami - doba od ukončení poslední periodické služby nebo od vytvoření poslední jednorázové služby
• Zákazníci bez služeb - datum poslední aktivity zákazníka

Přehled doby uchování dat ve výchozím nastavení

Doba uchování	Typ údajů (příklady)
2 roky	Základní a kontaktní osobní údaje.
5 let	Údaje související se záručními lhůtami a reklamacemi (smluvní dokumenty).
10 let	Údaje na daňových dokladech (fakturách) a související data.

Ke smazání dat nedojde, pokud existují specifické podmínky uvedené v článku Výchozí implementace a nastavení chráněných údajů v produktu Mango ISP.

Výchozí nastavení správy chráněných údajů a její implementace najdete v článku Výchozí implementace a nastavení chráněných údajů v produktu Mango ISP.

Manuální smazání chráněných údajů

Pokud potřebujete data smazat ručně, můžete tak učinit pomocí akce "Smazání CHÚ" (Smazání chráněných údajů). Tato akce je k dispozici v modulech uvedených v tabulce níže.

Při spuštění akce si můžete vybrat, které kategorie chráněných údajů si přejete smazat. Některé kategorie mohou být označeny (**). Jejich smazání vede zároveň k trvalému zneaktivnění zákazníka.

Pro přístup k této funkci potřebuje uživatel systému příslušná systémová práva.

Modul	Akce	Právo
KARTA ZÁKAZNÍKA	"Smazání chráněných údajů podle kategorií"	USER_DETAIL.USR_FORM.ACTION.PDE
WIZARD	"Smazání chráněných údajů podle kategorií"	WIZARD.FUNC_USERS_PDE
ZÁKAZNÍCI	"Smazání chráněných údajů podle kategorií všem vyfiltrovaným zákazníkům"	USERS.USERS_LIST.ACTION.PDE
ZÁKAZNÍCI	"Smazání chráněných údajů podle kategorií všem vybraným zákazníkům"	USERS.USERS_LIST.ACTION.PDE

Možnosti individuálního nastavení

Chápeme, že výchozí nastavení nemusí vyhovovat všem. Pokud z důvodu vašich oprávněných zájmů nebo jiných specifických potřeb požadujete jinou dobu uchování dat (delší či kratší), je možné se domluvit na individuální konfiguraci.

V takovém případě se prosím obraťte na naši zákaznickou podporu.

Zpět na:

• Ochrana údajů
• Jak na správu karty zákazníka
• Referenční popis modulu Zákazníci
• Výchozí implementace a nastavení chráněných údajů v produktu Mango ISP