Výchozí implementace a nastavení chráněných údajů v produktu Mango ISP

V systému Mango uplatňujeme nařízení Evropského parlamentu a rady EU č. 2016/679 (GDPR), na základě kterého se mohou definovaná data (chráněné údaje) fyzických osob uchovávat pouze po uvedenou dobu. Zpravidla se jedná o dvouleté až desetileté období po ukončení služeb zákazníkovi, nebo jeho zaevidování do systému (pokud je zákazník bez služeb). Při dosažení uvedené lhůty a splnění všech podmínek u zákazníka systém Mango tyto chráněné údaje automaticky smaže.

Následující kapitoly popisují výchozí nastavení pro produkt Mango ISP. Jsou zde uvedeny kategorie chráněných údajů a doba po které jsou data automaticky smazána.

Kategorie a doba uchovávání údajů

Pod kategorií si lze představit seznam jednotlivých osobních chráněných údajů, např. jméno, adresy,... které mají shodné nastavení, např. dobu uchovávání.

Údaje uchovávané 2 roky

• Adresa korespondenční
• Adresa fakturační
• Adresa pro doručování elektronické pošty
• Telefonní číslo
• Informace o telefonních spojeních Uživatele
• Informace o komunikaci s Uživatelem sbírané během poskytování služeb (aktuálně 44 typů událostí v historii Uživatele)
• Ostatní dokumenty (dárkový certifikát, dopis, e-mail, montážní list, nabídka, objednávka, příjmový pokladní doklad, SMS, upomínka, výdajový pokladní doklad, výzva k úhradě)
• Datum narození
• Nahrané hovory ze zákaznické linky (mažou se vždy po 2 letech od pořízení hovoru a jsou řešeny samostatně mimo definice kategorie).

Údaje uchovávané 5 let (Česko)/10 let (Slovensko)

• Smluvní dokument

Údaje uchovávané 10 let

• Daňové a interní doklady

Údaje s variabilním obdobím uchování 2,5,10 let podle existence smluvních/daňových/interních dokladů

• Jméno a příjmení
• Adresa bydliště

Příklad chování mazání dat u variabilního období: Existují-li u zákazníka daňové nebo interní doklady, dojde ke smazání jména, příjmení a adresy bydliště až za 10 let. Pokud daňové nebo interní doklady neexistují, ale existují smluvní dokumenty, dojde ke smazání za 5 let. Pokud neexistuje ani smluvní dokument, dojde ke smazání za 2 roky.

Změna stavu zákazníka

Při smazání údaje alespoň z jedné výše uvedené kategorie již nejsou u zákazníka kompletní informace a proto dochází ke změně stavu zákazníka na "trvale neaktivní".

Zákazníka systém neoznačí jako trvale neaktivní, pokud existují tyto podmínky:

• má aktivní nebo zablokovanou, neukončenou periodickou službu
• má vyúčtované variabilní ceny a období není v uzávěrce
• má nedokončenou objednávku, nabídku, poptávku
• má u sebe nevyrovnané pohledávky provozovatele, kontrolujeme přeplatky i nedoplatky
• má u sebe nedokončené procesy
• je označen za provozovatele.

Možnosti ovlivnění chování ze strany Mango partnera

Pokud si na vaší odpovědnost přejete mít jiné nastavení než které říká legislativa, tak kontaktujte obchodní oddělení.