Výchozí implementace a nastavení ochrany osobních údajů v produktu Mango ISP

V systému Mango dbáme na bezpečnost dat, rychlost systému a soulad s legislativou (GDPR). Tento článek definuje retenční doby jednotlivých údajů a dopady jejich odstranění na stav zákazníka.

Proč data automaticky spravujeme?

Pravidelná údržba a automatizované mazání nepotřebných údajů přináší tři hlavní výhody:

• Vysoký výkon a stabilita: Odstranění nadbytečných dat zrychluje odezvu systému a zajišťuje plynulejší práci.
• Maximální bezpečnost: Minimalizujeme objem uchovávaných citlivých údajů. Data, která v systému nejsou, nelze zneužít. O každém hromadném mazání systém generuje auditní záznamy.
• Soulad s legislativou: Pomáháme vám plnit povinnosti plynoucí z GDPR (zejména zásadu omezení uložení dat) a zákona o účetnictví.

Přehled uchovávaných údajů (retenční doby)

Pro jednotlivé typy informací jsou v systému Mango nastaveny následující lhůty. Po jejich uplynutí dochází k automatickému a nevratnému odstranění.

Údaje uchovávané 2 roky

• Adresa korespondenční
• Adresa fakturační
• Adresa pro doručování elektronické pošty
• Telefonní číslo
• Informace o telefonních spojeních Uživatele
• Informace o komunikaci s Uživatelem sbírané během poskytování služeb
• Ostatní dokumenty (dárkový certifikát, dopis, e-mail, montážní list, nabídka, objednávka, příjmový pokladní doklad, SMS, upomínka, výdajový pokladní doklad, výzva k úhradě)
• Datum narození
• Nahrané hovory ze zákaznické linky

Údaje uchovávané 5 let (ČR)/10 let (SR)

• Smluvní dokument

Údaje uchovávané 10 let

• Daňové a interní doklady

Údaje s variabilní retenční dobou (2, 5, 10 let)

• Jméno a příjmení
• Adresa bydliště

U základních identifikačních údajů (jméno, příjmení, adresa bydliště) se lhůta řídí existencí smluvních dokumentů/daňových/interních dokladů:

• 10 let: Pokud jsou údaje součástí daňových nebo interních dokladů.
• 5 let: Pokud jsou údaje součástí smluvní dokumentace (a nefigurují na daňových dokladech).
• 2 roky: V případech, kdy údaje nejsou vázány na smlouvu ani doklad.

Tento odstupňovaný přístup zajišťuje, že uchováváme údaje jen tak dlouho, jak je nezbytně nutné pro splnění zákonných povinností nebo vašich specifických potřeb.

Vlivy na stav zákazníka

Jakmile dojde k odstranění údajů alespoň z jedné výše uvedené kategorie, informace o zákazníkovi již nejsou kompletní. Systém proto automaticky změní stav zákazníka na „trvale neaktivní“.

K přepnutí do stavu „trvale neaktivní“ NEDOJDE, pokud zákazník:

• má aktivní nebo zablokovanou, neukončenou periodickou službu
• má vyúčtované variabilní ceny a období není v uzávěrce
• má nedokončenou objednávku, nabídku, poptávku
• má nevyrovnané pohledávky provozovatele (systém kontroluje přeplatky i nedoplatky)
• má nedokončené procesy
• je označen za provozovatele.