Jak používat připomínky

Pokud je v textu chyba či schází nějaká informace, informujte support@cibs.cz, jako předmět uveďte název článku.

Seznam níže uvedených akcí lze nalézt v modulu

PŘIPOMÍNKY

.

"Vytvoření nové připomínky"

Vytvoření připomínky je jednoduché, nastavíte datum a čas, kdy má být připomínka aktivní. Dříve, než se stane aktivní, máte možnost nastavit její upozornění a to zvlášť na kartě zákazníka, modulu Vyhledávání, Wizard nebo emailem/sms. Pokud je upozornění nastaveno, je jedno kde, systém podle nejbližšího upozornění zobrazí ikonu připomínky v levém vyjížděcím menu stystému Mango. Pokud upozornění není nastaveno, ikona připomínky se zobrazí až v okamžiku její aktivace.

Název	Popis	Kurzorová nápověda
Datum aktivace	Určuje konkrétní datum aktivace připomínky. Výchozí hodnota: dnes.	Datum aktivace připomínky
Čas aktivace	Určuje konkrétní čas aktivace. Výchozí hodnota: 08:00.	Čas aktivace připomínky
Opakování	Určuje cyklus opakování (měsíc, čtvrtletí, pololetí, rok). Nový "Datum aktivace" se zajišťuje ukončením připomínky. Při nastaveném opakování nedojde k ukončení, ale k posunu datumu aktivace o cyklus opakování. Opakování může být vhodné např. pro PROVOZOVNY , na kterých je nutné provádět v pravidelných intervalech revize či připomenutí úhrady za nájem provozovny. Opakování není povinné nastavit a lze vypnout (nastavení výběrového pole na "____").	Určuje cyklus opakování. Nový "Datum aktivace" se zajišťuje ukončením připomínky. Při nastaveném opakování nedojde k ukončení, ale k posunu datumu aktivace o cyklus opakování. Opakování může být vhodné např. pro provozovny, na kterých je nutné provádět v pravidelných intervalech revize či připomenutí úhrady za nájem provozovny.
Zákazník	Zákazník, ke kterému je připomínka. Pokud byla akce použita ve chvíli, kdy byl naplněn filtr "ID zákazníka", v dialogu bude nastaven zákazník dle tohoto filtru. Údaj je i předvyplněn, pokud se dialog otevřel z karty zákazníka akcí "přidat připomínku". Na výběr jsou zákazníci zaregistrovaní v CIBSu, správu nad těmito zákazníky lze vykonat v modulu ZÁKAZNÍCI .	Zákazník, ke kterému je připomínka
Provozovna		PROVOZOVNY , která je přiřazena k zákazníkovi. Pokud zákazník nemá žádnou provozovnu, výběrové pole bude prázdné.
Připomínka		Text připomínky (např. informace přijaté od zákazníka na CALL CENTRUM či přijaté od zákazníka/kolegy na email)
Veřejná		Veřejná (vidí všichni, co mají přístup k připomínkám) nebo soukromá připomínka (vidí pouze ten, kdo má připomínku zpracovat, nebo i ten, kdo má oprávnění spravovat modul PŘIPOMÍNKY )
Uživatel		Uživatel, kterému je připomínka určena. Seznam uživatelů je závislý na oprávnění (uživatel vidí pouze sebe/všechny jemu dostupné uživatele systému).
Hledání	modul HLEDAT	Hledání - časový předstih připomenutí
Karta	modul Karta zákazníka	Karta - časový předstih připomenutí
Wizard	modul WIZARD	Wizard - časový předstih připomenutí
e-mail		e-mail - časový předstih připomenutí
SMS		SMS - časový předstih připomenutí

# seznam polí se může lišit v závislosti podle nastavení

* Některé akce jsou dostupné na základě oprávnění.

Jaké jsou kontrolní mechanismy?

• Pole "Datum aktivace" - pokud je pole prázdné, systém oznámí hlášku "Položka musí být vyplněna".
• Pole "Čas aktivace" - pokud je pole prázdné, systém oznámí hlášku "Položka musí být vyplněna".
• Pole "Připomínka" - pokud je pole prázdné, systém oznámí hlášku "Položka musí být vyplněna".
• Pokud vytváříte připomínku pro zákazníka, u kterého dojde během zakládání připomínky ke zneaktivnění vybraného zákazníka, systém při ukládání připomínky oznámí hlášku "Připomínku lze přidat jen k aktivnímu zákazníkovi".
• Další možné hlášky:
  • "Nelze přiřadit připomínku neaktivnímu zákazníkovi"
  • "Nemáte právo přiřadit připomínku jinému uživateli"
  • "Nepodařilo se nastavit připomínání"
  • "Chyba db serveru (transakce)"
  • "Zákazník není definován v aktuální lokaci"
  • "Zákazník není definován"
  • "Uživatel není přihlášen"
  • "Nemáte právo na tuto operaci"
  • "Neznámá chyba (kontaktujte support@cibs.cz)"

Zpět na obsah: Jak používat připomínky

---

"Editace vybrané připomínky"

Provede se úprava existující připomínky např. v případě, kdy byla připomínka založena s chybným popisem nebo je potřeba změnit nastavení intervalu ohlášení připomínky nebo připomínku ukončit. Dialogové okno je totožné s akcí 'Vytvoření nové připomínky' a navíc obsahuje příznak "Ukončená".

Název	Popis	Kurzorová nápověda
Ukončená	Touto volbou se buď ukončí připomínka nebo v souvislosti s vyplněným údajem v "Opakování" se po uložení aktualizuje termín další připomínky (Datum aktivace se posune o další interval dlé volby v "Opakování"). Pokud by den přesáhl konec měsíce, nastaví se na poslední den v měsíci. Datum aktivace se vypočítává dle prvního uloženého záznamu. Opakování není povinné nastavit a lze vypnout (nastavení výběrového pole na "____").	Ukončení připomínky nebo v souvislosti při nastaveném opakování nedojde k ukončení, ale k posunu datumu aktivace o cyklus opakování.

# seznam polí se může lišit v závislosti podle nastavení

Jaké jsou kontrolní mechanismy?

• "Nelze měnit ukončenou připomínku"
• "Nemáte právo přiřadit připomínku jinému uživateli"
• "Nemáte právo měnit tuto připomínku"
• "Editovaný záznam neexistuje"
• "Nepodařilo se nastavit připomínání"
• "Chyba db serveru (transakce)"
• "Uživatel není definován v aktuální lokaci"
• "Uživatel není definován"
• "Uživatel není přihlášen"
• "Nemáte právo na tuto operaci"
• "Neznámá chyba (kontaktujte support@cibs.cz)"

Zpět na obsah: Jak používat připomínky

---

"Smazání vybrané připomínky"

Provede se úplné smazání vybrané připomínky v případě, pokud byla připomínka založena na chybného zákazníka/provozovnu (v dialogu na editaci nelze tyto údaje změnit) nebo pokud již připomínka není potřeba a nebyla vůbec zpracována (u zpracovaných připomínek se provádí ukončení připomínky). Akci nelze vrátit zpět.

Jaké jsou kontrolní mechanismy?

• "Nemáte právo smazat tuto připomínku"
• "Připomínka neexistuje"
• "Nepodařilo se smazat připomínání"
• "Chyba db serveru (transakce)"
• "Nepodařilo se smazat připomínku"
• "Uživatel není přihlášen"
• "Nemáte právo na tuto operaci"
• "Uživatel není přihlášen"
• "Neznámá chyba (kontaktujte support@cibs.cz)"

Zpět na obsah: Jak používat připomínky

---

Automatizace

Akce SA_TRADING_LIMIT_ALERT automaticky zakládá (pokud je v lokaci zapnuto) pro určeného uživatele připomínky, pokud zákazníkovi končí smluvní závazek, n dní před vypršením. Uživatel tak může před vypršením smluvního závazku připravit zákazníkovi zajímavou nabídku, s cílem prodloužení smluvního závazku na další období.

Akce vzniká za předpokladu, že je u služby evidován smluvní závazek.

FAQ

K čemu je dobré nastavit opakování připomínky?

Opakování může být vhodné např. pro

PROVOZOVNY

, na kterých je nutné v pravidelných intervalech provádět revize či pro připomenutí úhrady za nájem provozovny.

Připomínka má nastavené opakování, ale k opakování nedochází, co dělám špatně?

Nové "Datum aktivace" se zajišťuje ukončením připomínky. Při nastaveném opakování nedojde k ukončení, ale k posunu datumu aktivace o cyklus opakování. Pro opakování tedy zaškrtněte příznak "Ukončená" a potvrďte dialog ("Datum aktivace" se posune o další interval dlé volby v "Opakování").

Kolega může vytvořit připomínku komukoliv, já pouze sobě, co dělám špatně?

Administrátor lokace může nastavit různá oprávnění, které mimojiné i říkají, jestli může uživatel zakladát připomínky pouze sobě nebo i ostatním. Obraťte se prosím na osobu, která ve Vaší společnosti spravuje uživatele.

Jak přidat připomínku z karty zákazníka?

Ve formuláři "Detaily" se nachází modře napsaný text "přidat připomínku" - kliknutím dojde k přesměrování do modulu

PŘIPOMÍNKY

a otevření dialogu s předvybráním zákazníka. Přidat připomínku z karty zákazníka je možné pouze pokud nemá zákazník žádnou aktivní připomínku, protože se jinak místo "přidat připomínku" zobrazuje "EXISTUJÍCÍ PŘIPOMÍNKY (n)" (viz níže).

Jak zobrazit připomínky z karty zákazníka?

Ve formuláři "Detaily" se nachází modře napsaný text "EXISTUJÍCÍ PŘIPOMÍNKY (n)", kde n je počet aktivních připomínek - kliknutím dojde k přesměrování do modulu

PŘIPOMÍNKY

a zobrazení všech připomínaných připomínek zákazníka.

Jak změnit zákazníka/provozovnu u existující připomínky?

Pokud byla připomínka založena na chybného zákazníka/provozovnu, nelze již tyto údaje měnit. Proveďte smazání připomínky a založení nové.

Kdy se zobrazí připomínka v notifikační oblasti?

Bez ohledu na nastavení předstihu připomenutí v modulu Wizard, Karta zákazníka a Hledání při vytváření nebo editaci připomínky, se připomínka zobrazuje v notifikační oblasti od okamžiku data a času připomenutí. Pokud je alertováno více připomínek, u symbolu alertu se zvýší jejich počet.

Jak ukončit připomínku?

Proveďte editaci připomínky, zaškrtněte příznak "Ukončená" a potvrďte tlačítkem .

Jak dlouho se snaží systém posílat notifikace?

Systém se pokouší odeslat notifikace v intervalu 3 dnů.

Kde všude mohu připomínky vidět?

Připomínky lze vidět:

• v modulu
  WIZARD
• v modulu
  HLEDAT
• na kartě zákazníka a
• na úrovni seznamu menu, tzv. Avízo o připomínkách.

Zpět na obsah: Jak používat připomínky

---

Související odkazy

Grafické uživatelské rozhraní).

Zpět na obsah: Jak používat připomínky

---

Odkazující články

• Číslování smluv, smluvní dokumenty a další informace kolem smluv
• Referenční popis modulu Připomínky

Zpět na obsah: Jak používat připomínky

---