Popis automatického dohledání zákazníka a párování plateb na předpisy

Dohledávat zákazníka k platbě a následně párovat platby proti interním daňovým dokladům (předpisům) je možné ručně nebo na základě interního nastavení automaticky.

1. Pojmy

• Pokladna - hotovostní pokladna nebo bankovní účet, které jsou definované v modulu Platby na záložce Náhled na účty a pokladny
• Variabilní symbol - dále VS
• Specifický symbol - dále SS
• Automatické párování - proces, který je spuštěn po importu bankovních výpisů, importu SIPO, změně VS platby

2. Vyhledání zákazníka

Vyhledání zákazníka probíhá v jedné nebo více lokacích, do kterých je příslušná pokladna přiřazena. Podle VS se vyhledá zákazník a určí se strategie párování (viz níže). V případě hotovostní platby je zákazník již uvedený.

3. Způsoby párování

3.1. SIPO platba

Jedná se o strategii párování 5.

3.1.1. Párování na nejstarší dluh

Do SIPO se generují všechny neuhrazené SIPO předpisy položkově nebo celkovou sumou. Interním nastavením lze omezit období, pro které se bere nejstarší dluh. Jedná se počet dní od začátku aktuálního období. Párování musí být interně nastaveno na nejstarší dluh.

3.1.2. Párování na předpis

SIPO se generuje položkově dle SIPO předpisů pro aktuální měsíc. Interním nastavením lze generovat SIPO pro všechny neuhrazené SIPO předpisy položkově. I pro tento způsob párování lze interním nastavením omezit období, pro které se bere nejstarší dluh.

3.1.3. Přepárování v důsledku změny billing plánu

Změnou billing plánu předpisu (změna interního daňového dokladu), na který jsou napárované SIPO platby, dojde k odpárování a systém provede následující:

• SIPO platba v uzávěrce - pokud neexistuje žádný jiný SIPO předpis, na který lze platbu napárovat, provede se napárování na jakýkoliv nejstarší předpis bez ohledu na billing plán. Tedy i na jakýkoliv předpis.
• SIPO platba není v uzávěrce - pokud existuje neuhrazený SIPO předpis, napáruje se platba na něj. Pokud neexistuje žádný SIPO předpis, sipo platba zůstane rozpárovaná.
• Změna billing plánu na SIPO - pokud přijde platba, která není SIPO, a neexistuje žádný SIPO předpis, na který lze platbu napárovat, napáruje se na nejstarší dluh jakéhokoliv předpisu.

3.2. Ostatní platby

Pokud je v lokaci více provozovatelů, tak musí odpovídat provozovatel, tedy nelze přiřadit platbu účtu/pokladny jednoho provozovatele a předpis služby jiného provozovatele. VS, podle kterého dojde k dohledání, musí být jednoznačný v rámci lokace.

Před vlastním párováním se nejprve dle níže uvedených pravidel provede určení strategie párování:

• hodnota platby přesně odpovídá výši předpisu
  • VS platby je stejný jako VS faktury a faktura není stornovaná - strategie 4
  • VS platby odpovídá VS aktivní služby - strategie 3
  • VS platby je stejný jako číslo smlouvy aktivní služby - strategie 2
  • VS platby je stejný jako VS zákazníka - strategie 1
  • VS platby je stejný jako číslo smlouvy zákazníka - strategie 0
• hodnota platby neodpovídá výši předpisu
  • VS platby je stejný jako VS faktury a faktura není stornovaná - strategie 7
  • VS platby je stejný jako VS faktury a faktura je stornovaná - strategie 8
• pokud je to interně nastaveno a specifický symbol platby se shoduje se specifickým symbolem u zákazníka (jednoznačný v rámci lokace) a není shodný s VS platby - strategie 9
• pokud je to interně nastaveno a je nastaven příznak Párovat na bankovní spojení u zákazníka, provede se dohledání zákazníka podle bankovního spojení. Strategie se použije pokud dosud nedošlo k dohledání zákazníka a určení strategie a jedná se o typ platby 'hotovost' nebo 'prikaz' nebo 'karta' - strategie 10.
  • při ručním párování - pokud má lokace nastaveno párovat na bankovní spojení, provede se kontrola, zda zákazník je aktivní a má nastaveno bankovní spojení.
    • Pokud je zákazník aktivní, nemá ještě přiřazeno bankovní spojení a stejné bankovní spojení není u jiného zákazníka, nabídne se zaškrtávátko "Přiřadit bankovní spojení zákazníkovi" (nabízí se u akcí "Přiřadit všechny označené předpisy k platbě vybrané v přehledu plateb" a "Zrušení přiřazení / přiřazení platby k zákazníkovi vybraném v modulu zákazníci."). Po odeslání dialogu se zaškrtnutým příznakem se u zákazníka nastaví bankovní spojení a zaškrtne příznak "Párovat dle bankovního spojení".

• platba je vložena přímo na službu (Wizard) - strategie 6
• pokud bude interně nastaveno, pak se do inkasa jako variabilní symbol zapíše speciální identifikátor. Pokud toto nastavení není, zapíše se variabilní symbol zákazníka. Platba, která bude obsahovat VS vytvořený speciálním identifikátorem bude dohledávat podle předpisů inkasa zákazníka, musí odpovídat provozovatel bankovního účtu a inkasní smlouvy. Pokud ho dohledá, nastaví platbě strategii párování 15.
• Typ platby sipo - dohledá se zákazník podle vygenerovaného VS platby (SIPO předpis) - strategie 5.
• Pokud dosud nedošlo k dohledání zákazníka a určení strategie, hledá se podle čísla nestornované objednávky VS platby, musí odpovídat provozovatel a lokace - strategie 16
• Pokud není zákazník dohledán, hledá se nakonec ještě podle výzvy k úhradě VS platby (výzva nesmí být stornována, musí odpovídat provozovatel a částka) - strategie 17

Po určení strategie se pustí vlastní párování:

• strategie 0 - číslo smlouvy zákazníka - párování se provede
• strategie 1 - VS zákazníka - párování se provede
• strategie 2 - pokud je číslo smlouvy jednoznačné v rámci lokace, párování se provede
• strategie 3 - pokud je VS služby jednoznačný v rámci lokace, párování se provede
• strategie 4 - pokud je faktura neuhrazená (odpovídá neuhrazené částce), párování se provede
• strategie 4 - pokud je faktura uhrazená, párování se neprovede, ale pomocí interního nastavení lze zajistit hledání další nejstarší faktury - pokud se najde, párování se provede a pokud se nenajde, páruje se podle čísla smlouvy nebo VS zákazníka
• strategie 5 - viz párování SIPO plateb
• strategie 6 - párování na konkrétní službu - tato strategie se nastavuje při vytvoření platby, pokud jsou v dialogu zaškrtnuty konkrétní služby, na které se má platba napárovat
• strategie 7 - párování se neprovede (faktura - neodpovídá částka)
• strategie 8 - párování se neprovede (stornovaná faktura)
• strategie 9 - pokud je specifický symbol jednoznačný v rámci lokace, párování se provede
• strategie 10 - pokud je bankovní spojení jednoznačné v rámci lokace, párování se provede
• strategie 15 - inkaso - pokud bude u platby strategie párování 15, pak pokud nemá lokace nastaveno napárovat vše, napáruje platbu přesně na předpisy, které byly zahrnuty do příslušného inkasa. Pokud by bylo nastaveno napárovat vše, platba se napáruje na nejstarší předpisy.
• strategie 16 - objednávka (párování se provede podle čísla objednávky)
• strategie 17 - výzva k úhradě (párování se provede u nestornovaného dokladu, podle VS, provozovatele a shody částky)
• strategie 18 - zákaznické stránky - platba kartou za službu (dluh) + k ní závislé
• strategie 19 - zákaznické stránky - platba kartou za vše (všechny dluhy za všechny neuhrazené služby)

Pokud není nastaveno párování výše uvedený způsob párování, spustí se na základě interního nastavení párování platby podle ceny jedné služby nebo ceny všech služeb za dané období. Tímto obdobím může na základě interního nastavení být:

• nejstarší neuhrazené období
• minulý měsíc, určený podle data platby - pokud je předpis uhrazený, platba zůstává nespárována
• minulý měsíc, určený podle data platby - pokud je předpis uhrazený, proběhne párování na budoucí období. Příklad: Dnes je 11.1.2019. Platba s datem 10.1.2019 a předpis za 2018/12 není uhrazen = dojde ke spárování. V jakémkoliv jiném případě zůstane platba nespárovaná. Příklad: Dnes je 11.1.2019. Platba s datem 10.1.2019 a předpis za 2018/12 není uhrazen = dojde ke spárování. Pokud již je období 2018/12 spárované, tak platba bude spárovaná na nejbližší neuhrazené období do budoucna. Klidně 2019/09 pokud jsou spárované předchozí období. Pokud již je období 2018/12 spárované a existuje neuhrazený starší předpis = systém si předpisu nevšímá a platba bude spárovaná na nejbližší neuhrazené období do budoucna.
• aktuální měsíc, určený podle data platby - pokud je předpis uhrazený, platba zůstává nespárována. Příklad: Dnes je 11.1.2019. Platba s datem 10.1.2019 a předpis za 2018/12 či starší není uhrazen = systém si předpisu nevšímá a nebude spárován s platbou. Předpis za 2019/01 není uhrazen = dojde ke spárování. Pokud již je období 2019/01 spárované, tak platba zůstane nespárovaná.
• aktuální měsíc, určený podle data platby - pokud je předpis uhrazený, proběhne párování na budoucí období. Příklad: Dnes je 11.1.2019. Platba s datem 10.1.2019 a předpis za 2018/12 či starší není uhrazen = systém si předpisu nevšímá a nebude spárován s platbou. Předpis za 2019/01 není uhrazen = dojde ke spárování. Pokud již je období 2019/01 spárované, tak platba bude spárovaná na nejbližší neuhrazené období do budoucna. Klidně 2019/09 pokud jsou spárované předchozí období. Pokud již je období 2019/01 spárované a existuje neuhrazený starší předpis = systém si předpisu nevšímá a platba bude spárovaná na nejbližší neuhrazené období do budoucna.

Pokud se podle výše uvedených pravidel nenapáruje, ale zákazník byl dohledán, platba zůstane přiřazená zákazníkovi.

4. Záporné platby

Při automatickém párování se neprovádí napárování záporných plateb. To lze provést pouze ručním párováním. Jedinou vyjímkou je napárovaní vrácených plateb přes modul vratek.

5. Ostatní nastavení

Interním nastavením je možné nastavit další vlastnosti párování:

• párování plateb jako záloha - v případě, že je platba provedena s datem nižším než je datum předpisu
• plovoucí párování - platby napárované do budoucna se mohou průběžně přepárovávat v případě, že vznikne nějaký neuhrazený předpis - příklad: pokud zákazník má napárované platby do budoucna a aktuálně mu vznikne po uzávěrce předpis na variabilní ceny, tak se odpovídající částka z předpisů do budoucna odpáruje a napáruje na předpis variabilní ceny
• plovoucí párování - platby napárované do budoucna se mohou přepárovat i v případě, že dojde ke zrušení předpisů vlivem změny služby, periody, ... - pokud toto nastavení není, tak se všechny zálohy napárované do budoucna přepárují na poslední uzavřený předpis
• plovoucí párování, výjimky pro pokladny - pokladny, jejichž id jsou uvedené v interním nastavení, jsou vyjmuty z plovoucího párování

6. Odkazující články

• Billing - zpoplatňování služeb a produktů zákazníkům
• Jak pracovat s IBANem a BIC kódem
• Referenční popis modulu Zákazníci
• Školení: Platby, párování, automatizace
• Billing - zpoplatňování služeb a produktů zákazníkům
• Billing - zpoplatňování služeb a produktů zákazníkům